Bestellungen außerhalb des Standardprozesses bearbeiten
Von der Anforderung bis zur Zahlung zeigen diese Kostenkennzahlen bei angepasster Abwicklung einen Unterschied von 101 € je Bestellung.
Quelle: Mastercard (bereitgestellte Kennzahlen).
IHR NÄCHSTES PROJEKT
Die Senkung der Gesamtkosten im Einkauf.
Den Prozess betrachten, nicht nur den Preis.
Der Artikelpreis bildet den Aufwand einer Bestellung nicht vollständig ab. Erfassen Sie Schritte, Kommunikation und Bearbeitungskosten, um einen überprüfbaren Verbesserungsbereich zu wählen.
Gezielte Demo · Kostenlose Diagnose · Preis auf Anfrage
ABZUGLEICHENDE KOSTENPOSITIONEN
- Preis & Vorgangskosten
- Interne Zeit & Nacharbeit
- Kosten des gewählten Modells
Marktkennzahlen
Die versteckten Kosten von Einzelkäufen.
Der Transaktionen außerhalb der Einkaufsrichtlinie
Compliance und Transparenz bei einem geschätzten Tail-Spend-Volumen europäischer Unternehmen von 300 Milliarden Euro.
Quellen: McKinsey und Mastercard (bereitgestellte Kennzahlen).
Der Lieferanten werden weniger als fünfmal genutzt
Die Aufnahme kostet 200 bis 500 €, die jährliche Pflege anschließend 70 bis 200 € je Lieferant.
Quellen: McKinsey und Mastercard (bereitgestellte Kennzahlen).
Diese Branchenkennzahlen sind keine Kundenergebnisse von Buy Made Easy.
Ein einmaliger Lieferant gehört nicht in Ihr ERP.
Sourcing Force + Buy Made Easy
Bestellabwicklungskosten senken, nicht nur den Preis.
Eine geringwertige Bestellung kann Recherchen, Mehrfacherfassung und mehrere administrative Nachfragen erfordern.
Sourcing Force zentralisiert Einzelkäufe, um wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und Arbeit sichtbar zu machen.
Buy Made Easy bündelt als zentraler Lieferant ausgelagerter Einkäufe die Bearbeitung verstreuter Vorgänge.
In Sourcing Force
Die Einkaufsübersicht verstehen.
Der Ausgangspunkt
Die Senkung der Gesamtkosten im Einkauf vorbereiten.
Gesamtkosten verbinden sichtbare Ausgaben mit Ressourcen zur Bedarfsbearbeitung. Anfrage, Angebotsklärung, Freigabe, Annahme und Nachverfolgung können mehrere Teams einbeziehen. Eine hilfreiche Analyse beschreibt diese Vorgänge vor ihrer Bewertung.
C-Bedarfe haben oft vielfältige Vorgänge und Ansprechpartner. Verbesserung hängt davon ab, was vereinfacht, gebündelt oder übertragen werden kann. Ein niedriger Betrag beweist keine niedrigen Bearbeitungskosten; zugleich verursachen nicht alle Bestellungen denselben Aufwand.
Die wesentlichen Angaben
Bearbeitungskosten anhand der Vorgänge messen.
Den Ablauf beobachten
Erfassen Sie Schritte und Nacharbeiten typischer Vorgänge. Trennen Sie aktive Arbeitszeit von Wartezeit: Ein mehrere Tage offener Vorgang bedeutet nicht mehrere Arbeitstage.
Methodisch bewerten
Nutzen Sie passende Vollkostenstundensätze und dokumentierte Zeiten. Der Wert frei werdender Zeit misst Arbeitskapazität; budgetwirksame Einsparungen entstehen erst durch tatsächliche Organisationsentscheidungen.
Das Modell einbeziehen
Berücksichtigen Sie Servicegebühren, laufende Kosten und Einführungsausgaben. Vergleichen Sie gleiches Volumen und zählen Sie bereits in Preisen oder Pauschalen enthaltene Kosten nicht doppelt.
Ein Portal, mehrere Prozesse
Kosten in kritischen Einkaufskategorien senken
MRO und Industriebedarf
Technische Artikelnummern, Eilbedarf und viele Händler erschweren die Steuerung kleiner Industriebestellungen.
Prozess entdecken →
Persönliche Schutzausrüstung
Bei Handschuhen oder Sicherheitsschuhen müssen Größe, Artikelnummer und betriebliche Anforderungen stimmen.
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Prüfung, Messung und Zertifizierung
Ohne festgelegtes Ergebnis, Verfahren und Frist lässt sich eine einmalige Prüfleistung schwer abnehmen.
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Klimatechnik
Techniker benötigen Teile und Leistungen schnell, müssen den Einkauf aber dem richtigen Einsatzort zuordnen.
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Paletten und Materialhandhabung
Getrennte Bestellungen je Lager erschweren den Abgleich von Spezifikationen und Lieferterminen.
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IT-Kleinausrüstung
Adapter, Bildschirme und Peripheriegeräte werden häufig kurzfristig bei mehreren Händlern beschafft.
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POS-Material und Marketing
Eine Vertriebsaktion bündelt Drucksachen, POS-Material und Werbeartikel unterschiedlicher Lieferanten.
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Freelancer und Dienstleistungen
Ein Einzelauftrag verliert an Transparenz, wenn Bedarf, Ergebnisse und Freigaben in getrennten Nachrichten verbleiben.
Prozess entdecken →
Reisen und Veranstaltungen
Hotels, Räume, Transport und MICE-Leistungen führen zu verstreuten Buchungen, teilweise außerhalb des Einkaufsprozesses.
Prozess entdecken →Ein klarer Ablauf
Von der Beobachtung zum bezifferten Szenario.
Informationen fließen. Verantwortlichkeiten bleiben klar.
- 01
Abgrenzen
Kategorie, Zeitraum und tatsächlich enthaltene Bearbeitungsschritte wählen.
- 02
Messen
Volumen, Zeiten und Kosten anhand vergleichbarer Vorgänge erfassen.
- 03
Vergleichen
Geplantes Szenario und Zusatzkosten mit klaren Annahmen beschreiben.
- 04
Nachverfolgen
Pilotdefinitionen erhalten, um spätere Ergebnisse mit Annahmen abzugleichen.
ERP / S2P des KundenFührendes System für Regeln, Freigaben, Verpflichtungen und Bestellungen.
Ihr Einkaufssystem, sinnvoll ergänzt
Die Bearbeitungskosten von Bestellungen beeinflussen.
Ihr ERP / S2P
Stammdaten, Budgets, Freigaben und Verpflichtungen bleiben in Ihrem Verwaltungsrahmen.
Ihre Standorte und Anfordernden nutzen einen gemeinsamen Ablauf.
Das Portal für Einzelkäufe
Anfragen · Angebote · Kataloge · KI-Unterstützung · Nachverfolgung
Buy Made Easy · Zentraler LieferantOutsourcing und aktive Nachverfolgung beauftragter Vorgänge.
Ihre spezialisierten Lieferanten
- Weniger Mehrfacherfassung
- Weniger Lieferantenkonten
- Weniger administrative Nachfragen
Stammdaten zum Portal · Anfragen und Warenkörbe zum Einkaufsprozess · Gemeinsam genutzte Statusdaten und Nachweise
Eine Vorbereitungshilfe
Kostenpositionen vor der Simulation trennen.
| Position | Benötigte Daten | Einordnung |
|---|---|---|
| Interne Zeit | Aktive Dauer und Vollkostenstundensatz | Bewertete Arbeitskapazität |
| Kosten je Vorgang | Vergleichbarer Betrag vorher und nachher | Ausgabendifferenz des betrachteten Bereichs |
| Laufende Kosten | Jährliche Pauschalen oder Dienstleistungen | Jährliche Kosten des Modells |
| Einführung | Anfängliche Projektkosten | Auswirkung im ersten Jahr |
Ein konkreter Anwendungsbereich
Die Abwicklungskosten einer Bestellung.
Das BME-Modell vergleicht je Bestellung 161 Minuten und 189,84 € vorher mit 50 Minuten und 58 € nachher: 111 Minuten und rund 130 € weniger Abwicklungskosten. Der Rechner arbeitet mit Ihren eigenen Volumen, Zeiten und Kosten.
Drei Ansätze zur Kostensenkung bei C-Bedarfen.
Einkaufskonditionen
Gebündelte Bedarfe für Schrauben oder Büromaterial erleichtern den Vergleich von Referenzen und Spezifikationen.
Produktivität
Zentralisierte Wartungs- und PSA-Bestellungen verringern verstreute Abläufe und wiederholte Lieferantenanlagen.
Ausgabensteuerung
Die Verbindung von Bestellungen und Verbrauch zeigt wiederkehrende Bedarfe und ermöglicht die Nutzung vorhandener Rahmenverträge.
Beispiele für Ihr eigenes Szenario
Was das Whitepaper über C-Bedarfe zeigt.
Das französische Buy-Made-Easy-Whitepaper „Optimisez vos achats de classe C“ gliedert Bestellbearbeitungskosten in vier Schritte: Bedarfsdefinition, Bestellung, Annahme und Buchhaltung. Seine Maßnahmenbeispiele vergleichen eine Ausgangssituation mit mehreren Organisationsformen.
Zwei getrennte Szenarien zeigen die Rolle von Outsourcing und E-Procurement.
Outsourcing-Szenario
122 € → 107 €Das entspricht 15 € weniger Bearbeitungskosten je Bestellung im Beispiel auf Seite 11. Der Maßnahmenplan betrifft Einzelanfragen, Lieferantenanlagen und Rechnungsstreitfälle.
E-Procurement-Szenario
122 € → 97 €Das entspricht 25 € weniger Bearbeitungskosten je Bestellung im Beispiel auf Seite 12. Lieferanten wirken an der Katalogpflege mit, Referenzen werden verglichen und Angebote durchlaufen Freigaben.
| Schritt | Ausgangssituation | Outsourcing-Szenario | E-Procurement-Szenario |
|---|---|---|---|
| Bedarfsdefinition | 47 € | 42 € | 40 € |
| Bestellung | 46 € | 42 € | 37 € |
| Annahme | 21 € | 18 € | 16 € |
| Buchhaltung | 8 € | 5 € | 4 € |
| Gesamt | 122 € | 107 € | 97 € |
Ansätze kombinieren
15 € + 25 € = 40 € potenzielle Einsparung
122 € → 82 € je BestellungIllustratives Kombinationsbeispiel: Betreffen Outsourcing- und Digitalisierungseffekte unterschiedliche Aufgaben, können sie sich addieren. Das Whitepaper zeigt zwei getrennte Szenarien; die Summe von 40 € ist eine für Ihre Organisation zu prüfende Annahme ohne Doppelzählung derselben Einsparung.
Quelle: Buy-Made-Easy-Whitepaper „Optimisez vos achats de classe C“, Maßnahmenbeispiele, Seiten 11–12 (Französisch). Whitepaper öffnen (Französisch) →
Erfassen Sie für Ihr Szenario Aufgaben, Volumen und Stundensätze und ergänzen Sie Software-, Dienstleistungs- und Einführungskosten. Der Rechner schätzt jährliche Einsparungen anhand dreier klarer Annahmen.
Mit Ihren Daten simulieren →Ihr erster Anwendungsbereich
Einen Piloten mit erklärbarem Ergebnis wählen.
Beginnen Sie mit einer Kategorie mit viel Nacharbeit oder starker Streuung. Benennen Sie Zeitmessende und Daten für den Periodenvergleich. Ausnahmen müssen sichtbar bleiben, ohne jeden Vorfall zum typischen Durchschnitt zu machen.
Sourcing Force strukturiert Anfragen, Kommunikation und Nachverfolgung; BME führt übertragene Outsourcing-Aufgaben aus. Ihr ERP/S2P bleibt führend für Regeln, Freigaben, Verpflichtungen und Bestellungen. Der Umfang muss Prozessänderungen mit eingesetzten Ressourcen verknüpfen.
Der kostenlose Rechner untersucht Annahmen eines C-Bedarfsprojekts. Die Diagnose bereitet Daten und Pilot vor. Artikelpreiseinsparungen, Risiken und Qualität benötigen zusätzliche Prüfung, soweit sie nicht Teil des gewählten Modells sind.
Ihr Projekt vorbereiten
Fragen zur Umsetzung.
Bedeutet frei werdende Zeit eine sofortige Budgetsenkung?
Sie bedeutet zunächst verfügbare Arbeitskapazität. Die Auswirkung auf Ausgaben hängt von Organisationsentscheidungen ab und ist von tatsächlich vermiedenen Kosten zu trennen.
Kann man Durchschnittskosten auf alle Bestellungen anwenden?
Ein Durchschnitt braucht einen definierten Zeitraum und Umfang. Untypische Vorgänge und stark unterschiedliche Aufgaben sind vor einer Hochrechnung getrennt zu betrachten.
Wie wird aus dieser Methode eine Schätzung?
Tragen Sie Volumen, Zeiten, Gebühren und Projektkosten in den Rechner ein. Vergleichen Sie anschließend eine vorsichtige und eine zentrale Annahme für denselben Umfang.
Ihr nächster Schritt
Schaffen Sie Freiraum
für die wichtigen Einkäufe.
Sprechen wir über Ihre C-Bedarfe und Ihre Organisation.
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