Anforderungen zuordnen
Stammdaten zu Kostenstellen, Projekten und Kategorien sind per Konfiguration oder API verfügbar. Legen Sie die verwendeten Werte und ihr führendes System fest.
DER SOURCING-FORCE-ABLAUF
Das Budgetmanagement im Einkauf.
Jede Anfrage in ihrer Kostenstelle.
Ausgaben werden verständlicher, wenn Standort, Projekt und Zuständigkeit stimmen. Bereiten Sie diese Angaben vor der Verpflichtung vor und nutzen Sie sie bei der Einkaufsanalyse.
Gezielte Demo · Kostenlose Diagnose · Preis auf Anfrage
ORIENTIERUNG FÜR DIE STEUERUNG
- Kostenstelle
- Projekt & Kategorie
- Verantwortliche & Zeitraum
Sourcing Force + Buy Made Easy
Verstreute Einkäufe finden ihre Kostenstellen.
Ohne klare Zuordnung sammeln sich Einzelbestellungen in schwer erklärbaren Positionen.
Sourcing Force zentralisiert Anfragen, ordnet Kostenstellen zu und gibt Verantwortlichen eine Entscheidungsgrundlage.
Buy Made Easy als zentraler Lieferant vereinfacht den kommerziellen Ablauf ausgelagerter Ausgaben, ohne ihre analytische Zuordnung zu verdecken.
Der Ausgangspunkt
Budgetmanagement im Einkauf beginnt vor der Bestellung.
Budgetmanagement verbindet Anfragen mit Mitteln und Verantwortlichkeiten. Es ordnet Vorgänge dem Budget einer Kostenstelle, eines Projekts oder einer Tätigkeit zu. Gute Kontierung macht die betrachteten Beträge aussagekräftig.
C-Bedarfe verteilen sich auf viele Nutzer und Standorte. Auch kleine Beträge sind schwer nachzuverfolgen, wenn Kategorien oder Projekte uneinheitlich erfasst werden. Ausgangspunkt ist deshalb eine gemeinsame Definition der erforderlichen Daten.
Die wesentlichen Angaben
Von Kostenstellen zu einer gemeinsamen Sicht.
Entscheidungen regeln
Limits und Freigabeprozesse setzen den vereinbarten Rahmen um. Genehmigungslimit und verfügbares Budget beantworten verschiedene Fragen: Wer darf entscheiden und welche Mittel stehen bereit?
Reporting vorbereiten
Sourcing Force bietet individuelle Dashboards und KPI. Wählen Sie Kennzahlen anhand anstehender Entscheidungen und gemeinsamer Definitionen für Zeiträume und Umfang.
Ein klarer Ablauf
Daten zusammenführen, ohne Prozessschritte zu vermischen.
Informationen fließen. Verantwortlichkeiten bleiben klar.
- 01
Definieren
Budget, Zeitraum und Zuständigkeit festlegen; die Bereiche einzelner Unternehmen abgrenzen.
- 02
Kontieren
Die Anforderung der relevanten Kostenstelle, dem Projekt und der Kategorie zuordnen.
- 03
Freigeben
Den vereinbarten Ablauf anwenden; Verpflichtung und Bestellung im führenden System belassen.
- 04
Analysieren
Daten nach Status und Zeitraum auswerten und Abweichungen mit Finance prüfen.
ERP / S2P des KundenFührendes System für Regeln, Freigaben, Verpflichtungen und Bestellungen.
Eine Vorbereitungshilfe
Anforderung, Verpflichtung und Ausgabe: drei Sichtweisen.
| Einordnung | Was sie darstellt | Zu beachten |
|---|---|---|
| Anforderung | Ein gemeldeter Bedarf in Vorbereitung oder Prüfung | Nicht als bereits getätigte Ausgabe zählen |
| Verpflichtung | Eine im führenden System erfasste Entscheidung | Den verwendeten Status genau definieren |
| Erfasste Ausgabe | Ein einem Zeitraum und Bereich zugeordneter Vorgang | Die gleiche Vergleichsgrundlage verwenden |
| Genehmigungslimit | Eine Grenze gemäß den Entscheidungsregeln | Nicht als verbleibendes Budget darstellen |
In der Anwendung
Dashboards für Entscheidungen.
Individuelle Dashboards und KPI strukturieren die Sicht auf den Einkauf. Daten, Gruppierungen und Beobachtungszeitraum werden mit Einkauf und Finance festgelegt.
Ansicht vergrößern ↗Ein Portal, mehrere Prozesse
Budgetmanagement für jeden Einkauf
MRO und Industriebedarf
Technische Artikelnummern, Eilbedarf und viele Händler erschweren die Steuerung kleiner Industriebestellungen.
Prozess entdecken →
Persönliche Schutzausrüstung
Bei Handschuhen oder Sicherheitsschuhen müssen Größe, Artikelnummer und betriebliche Anforderungen stimmen.
Prozess entdecken →
Prüfung, Messung und Zertifizierung
Ohne festgelegtes Ergebnis, Verfahren und Frist lässt sich eine einmalige Prüfleistung schwer abnehmen.
Prozess entdecken →
Klimatechnik
Techniker benötigen Teile und Leistungen schnell, müssen den Einkauf aber dem richtigen Einsatzort zuordnen.
Prozess entdecken →
Paletten und Materialhandhabung
Getrennte Bestellungen je Lager erschweren den Abgleich von Spezifikationen und Lieferterminen.
Prozess entdecken →
IT-Kleinausrüstung
Adapter, Bildschirme und Peripheriegeräte werden häufig kurzfristig bei mehreren Händlern beschafft.
Prozess entdecken →
POS-Material und Marketing
Eine Vertriebsaktion bündelt Drucksachen, POS-Material und Werbeartikel unterschiedlicher Lieferanten.
Prozess entdecken →
Freelancer und Dienstleistungen
Ein Einzelauftrag verliert an Transparenz, wenn Bedarf, Ergebnisse und Freigaben in getrennten Nachrichten verbleiben.
Prozess entdecken →
Reisen und Veranstaltungen
Hotels, Räume, Transport und MICE-Leistungen führen zu verstreuten Buchungen, teilweise außerhalb des Einkaufsprozesses.
Prozess entdecken →Ihr erster Anwendungsbereich
Eine gemeinsame Grundlage mit Finance festlegen.
Beginnen Sie mit einer kurzen Liste: Kostenstellenstamm, aktive Projekte, relevante Kategorien und Zuständige. Prüfen Sie fehlende Werte, fachliche Dubletten und unterschiedliche Definitionen zwischen Unternehmen, bevor Sie die Nachverfolgung auf alle Nutzer erweitern.
Ihr ERP/S2P bleibt führend für Regeln, Freigaben, Verpflichtungen und Bestellungen. Das Projekt beschreibt erforderliche Daten und ihren Austausch sowie den Zeitpunkt ihrer Nutzbarkeit im Reporting: Anforderungen, Verpflichtungen und Rechnungen dürfen nicht ohne Methode addiert werden.
Eine Demo zu C-Bedarfen kann einen Vorgang von der Kontierung bis zur Analyse verfolgen. Zum Kennzahlenvergleich und zur Priorisierung führt die Seite Ausgabenanalyse weiter.
Ihr Projekt vorbereiten
Fragen zur Umsetzung.
Ist ein Einkaufslimit ein Budget?
Nein. Ein Limit begrenzt eine Befugnis. Ein Budget umfasst Mittel, Zeitraum und Regeln zur Nachverfolgung. Beide Begriffe sind getrennt festzulegen.
Welche Stammdaten lassen sich verwenden?
Kostenstellen, Projekte und Kategorien können per Konfiguration oder API organisiert werden. Felder und führendes System werden mit dem Kunden festgelegt.
Wie wählt man die ersten KPI aus?
Gehen Sie von einer Entscheidungsfrage und einem einheitlichen Umfang aus: Standortaktivität, Projektverteilung oder Ausgaben einer Kategorie. Dokumentieren Sie Daten und Zeitraum für aussagekräftige Vergleiche.
Ihr nächster Schritt
Schaffen Sie Freiraum
für die wichtigen Einkäufe.
Sprechen wir über Ihre C-Bedarfe und Ihre Organisation.
Fordern Sie Ihre kostenlose Analyse an.