Bedarfe beschreiben
Präzisieren Sie Format, enthaltene Leistungen, Teilnehmende und praktische Bedingungen. Orte, Ausrüstung und Zusatzleistungen brauchen Verwendungsbezug und Bedarfsverantwortliche.
IHR EINKAUFSBEREICH
Der Einkauf von Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
Ein gemeinsamer Zeitplan, ein klarer Umfang.
Veranstaltungen und Reisen verbinden oft mehrere Leistungen. Beschreiben Sie Erwartungen, Beteiligte und Termine für die Vorbereitung von Angeboten und Freigaben.
Gezielte Demo · Kostenlose Diagnose · Preis auf Anfrage
GEMEINSAME VORBEREITUNG
- Bedarf & Teilnehmende
- Angebote & Bedingungen
- Freigabe & Ausführung
Sourcing Force + Buy Made Easy
Ein gemeinsamer Ablauf für Reisen und Veranstaltungen.
Hotels, Räume, Transport und MICE-Leistungen führen zu verstreuten Buchungen, teilweise außerhalb des Einkaufsprozesses.
Sourcing Force zentralisiert Geschäftsreise- und Veranstaltungsanfragen mit Terminen, Budgets und Freigaben.
Buy Made Easy wird zentraler Lieferant ausgelagerter Einkäufe und koordiniert Reise- und Empfangsdienstleister.
Der Ausgangspunkt
Veranstaltungs- und Geschäftsreiseeinkäufe planen.
Die Unterlagen verbinden Ziel, Teilnehmerzahl, Orte, Termine und Leistungen. Teams müssen wissen, wer Inhalte entscheidet, Bedingungen prüft und die Ausführung feststellt. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Organisation, Einkauf und Lieferanten.
C-Bedarfe können einzelne Leistungen rund um Veranstaltungen oder Reisen umfassen. Verstreute Angebote und Teilnehmeränderungen führen zu Nacharbeit. Ein klarer Umfang zeigt, was angefragt, angeboten und schließlich gewählt wurde.
Die wesentlichen Angaben
Hotels, Reisen und MICE: den Bedarf vorbereiten.
Bedingungen prüfen
Gleichen Sie Termine, Optionen, Änderungsmodalitäten und Preisbestandteile ab. Fachkundige Personen prüfen das Angebot vor Beauftragung im Unternehmensrahmen.
Änderungen koordinieren
Neue Termine, zusätzliche Teilnehmende oder Umfangsänderungen müssen geklärt werden. Benennen Sie die genehmigende Person und die vom Lieferanten zur Weiterbearbeitung benötigten Angaben.
Ein Portal, mehrere Prozesse
Kommunizieren und reisen ohne Verwaltungsaufgaben
Energie
Einsätze an entfernten Standorten erhöhen die Zahl dringender Bestellungen, kleiner Beschaffungen und lokaler Lieferanten.
Prozess entdecken →
Bau und technische Dienstleistungen
Thekenkäufe und unerwartete Bedarfe können ausgelöst werden, bevor Baustelle, Budget und Unterlagen eindeutig zugeordnet sind.
Prozess entdecken →
Industrie
Ein fehlendes Teil, Verbrauchsmaterial oder ein lokaler Einsatz kann für eine einzige Bestellung mehrere Teams beschäftigen.
Prozess entdecken →Ein klarer Ablauf
Der Einkaufsprozess für Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
Informationen fließen. Verantwortlichkeiten bleiben klar.
- 01
Bündeln
Ziel, Orte, Termine, Teilnehmende und erwartete Leistungen vorbereiten.
- 02
Anfragen
Angebote mit vergleichbarem Umfang und klaren Bedingungen anfordern.
- 03
Freigeben
Budget, Bedingungen und Änderungen nach Unternehmensregeln prüfen.
- 04
Feststellen
Ausgeführte Leistungen mit dem gewählten Vorgang und den Zuständigen abgleichen.
ERP / S2P des KundenFührendes System für Regeln, Freigaben, Verpflichtungen und Bestellungen.
Ihr Einkaufssystem, sinnvoll ergänzt
Abläufe zentralisieren: Reisen und Veranstaltungen.
Ihr ERP / S2P
Stammdaten, Budgets, Freigaben und Verpflichtungen bleiben in Ihrem Verwaltungsrahmen.
Ihre Standorte und Anfordernden nutzen einen gemeinsamen Ablauf.
Das Portal für Einzelkäufe
Anfragen · Angebote · Kataloge · KI-Unterstützung · Nachverfolgung
Buy Made Easy · Zentraler LieferantOutsourcing und aktive Nachverfolgung beauftragter Vorgänge.
Ihre spezialisierten Lieferanten
- Hotels und Transport
- Räume und MICE-Leistungen
- Empfang und Veranstaltungen
Stammdaten zum Portal · Anfragen und Warenkörbe zum Einkaufsprozess · Gemeinsam genutzte Statusdaten und Nachweise
Eine Vorbereitungshilfe
Ein Raster für Reise- und Veranstaltungsbedingungen.
| Orientierungspunkt | Zu erhaltende Information | Ansprechpartner |
|---|---|---|
| Zeitplan | Termine und Vorgaben der Teilnehmenden | Organisator |
| Umfang | Gewählte Leistungen und Optionen | Bedarfsverantwortliche |
| Bedingungen | Angebotene Modalitäten und Änderungen | Einkauf und fachkundige Personen |
| Ausführung | Festgestellte Ergebnisse und Abweichungen | Benannte Verantwortliche |
Den Ablauf praktisch durchspielen
Eine Veranstaltung mit veränderter Teilnehmerzahl.
Der Organisator bereitet ein Gruppenangebot vor und muss die Kapazität anpassen. Die Unterlagen verbinden Ausgangsversion, Änderung und angebotene Bedingungen. Die Freigabeverantwortlichen prüfen die Anpassung vor Beauftragung; die Ausführenden erhalten den tatsächlich gewählten Umfang.
Ihr erster Anwendungsbereich
Für andere Teammitglieder verständliche Unterlagen vorbereiten.
Prüfen Sie einen früheren Vorgang auf Änderungen bei Teilnehmenden, Terminen, Leistungen oder Kontakten. Die Durchsicht zeigt, was festgehalten werden muss, damit andere die Entscheidungen und nächsten Schritte verstehen.
Sourcing Force strukturiert Anfragen und Lieferantenkommunikation. BME übernimmt beauftragte Outsourcing-Aufgaben. Das ERP/S2P bleibt führend für Regeln, Freigaben, Verpflichtungen und Bestellungen. Reiserichtlinie und Leistungsentscheidungen verbleiben bei Ihrer Organisation.
Die kostenlose Diagnose ordnet gelegentliche C-Bedarfe und administrative Nacharbeiten ein. Die Demo verfolgt Unterlagenvorbereitung und Ablauf; Dienstleisterwahl und Einsatzbedingungen werden in diesem Rahmen geprüft.
Ihr Projekt vorbereiten
Fragen zur Umsetzung.
Welche Unterlagen eignen sich für die Demo?
Ein anonymisierter Bedarf mit Terminen, Leistungen, Lieferantenangebot und Änderungsbeispiel zeigt den Ablauf und die für Entscheidungen benötigten Informationen.
Wie behandelt man Änderungen bei Termin oder Teilnehmenden?
Erhalten Sie die ursprüngliche Anfrage, präzisieren Sie die Änderung und lassen Sie angebotene Bedingungen prüfen. Benennen Sie, wer das weitere Vorgehen im Unternehmensrahmen genehmigen darf.
Gilt die Reiserichtlinie des Unternehmens weiterhin?
Ja. Anfragen und Leistungen werden nach Kundenregeln geprüft. Die Organisation legt Freigabeverantwortliche, Ausnahmen und zu erhaltende Angaben fest.
Ihr nächster Schritt
Schaffen Sie Freiraum
für die wichtigen Einkäufe.
Sprechen wir über Ihre C-Bedarfe und Ihre Organisation.
Fordern Sie Ihre kostenlose Analyse an.