Einkauf + IT
Sourcing Force ist die spezialisierte Drittanwendung für C-Bedarfe und Tail Spend. Ihr ERP oder S2P bleibt führend für Regeln, Freigaben, Verpflichtungen und Bestellungen.
Sourcing Force + Buy Made Easy
Kleine Lieferanten und Einkäufe außerhalb des Katalogs vermehren manuelle Schnittstellen und Mehrfacheingaben.
Sourcing Force ist die spezialisierte Anwendung zwischen operativen Anforderungen, Lieferanten und Ihrem führenden ERP/S2P.
Das Modell kann Buy Made Easy als zentralen Lieferanten einbeziehen, um die kaufmännische Seite der übertragenen Transaktionen zu bündeln.
Der Ausgangspunkt
Die ERP-Einkaufsintegration organisiert den notwendigen Datenaustausch zwischen spezialisierter Anwendung und Kundensystem. Sie definiert Objekte, Herkunft, Rechte und den Umgang mit Abweichungen. Ihr Umfang richtet sich nach dem gewählten Prozess und der bestehenden Umgebung.
Beginnen Sie mit einem konkreten Fall: eine Anforderung aus einem Angebot vorbereiten, einen Warenkorb in den Einkaufsprozess zurückgeben oder Kundenstammdaten nutzen. Bestimmen Sie anschließend die Informationen jeder Phase, ohne vorauszusetzen, dass derselbe Austausch alle Objekte abdeckt.
Der Einkauf definiert fachliche Regeln; IT und Anwendungsverantwortliche bewerten Systemanforderungen. Sourcing Force ergänzt diese Struktur. BME Consulting übernimmt übertragene operative Services, wenn diese Option gewählt wird.
Funktionales Planungsschema
Jeder Austausch verbindet ein Geschäftsobjekt, ein führendes System und einen Empfänger. Einkauf und IT organisieren diesen Prozess gemeinsam.
Ausgewählte Stammdaten →Vom führenden System zur vereinbarten Konfiguration oder Schnittstelle
← Vorbereitete Anforderung oder WarenkorbZum Freigabeprozess des Kunden
Status: Richtung festlegenFür jedes Objekt seine Quelle und sein Empfänger
Indirekter Einkauf · strukturierte Daten · NachverfolgungEine Statusinformation stellt allein weder Verpflichtung noch Bestellung dar. Die auslösenden Ereignisse bestimmen weiterhin die Kundenregeln und das führende System.
Die Datenflussmatrix
| Objekt | Führende Verantwortung | Planungsentscheidung |
|---|---|---|
| Kostenstellen, Projekte, Kategorien | Kundenstammdaten; Konfiguration oder API je nach Umfang. | Kennungen, relevante Felder, Rechte, Aktualisierung und Umgang mit inaktiven Werten. |
| Anforderung oder Warenkorb | Vorbereitung im spezialisierten Prozess; Freigabe im Kundenprozess. | Übermittelte Daten, Anlagen, Rückgabepunkt und Kennung der Anforderung. |
| Bestellung und Wareneingang | ERP/S2P führend für Verpflichtung und Bestellung; Wareneingang in Kundenverantwortung. | Für die Nachverfolgung benötigte Informationen und Verantwortliche je Ereignis. |
| Rechnung und Zahlungsstatus | Finanzregeln und Kundensystem; Nachverfolgung getrennt von der Bankausführung. | Erlaubte Informationen, Herkunft des Status und Behandlung einer Abweichung. |
Ein Datenblatt je Austausch definiert Format, Häufigkeit, Fehler, Rechte und Wiederaufnahmeverfahren. Es schafft einen gemeinsamen operativen Rahmen für Einkauf und IT.
Ihre Werkzeuge, ein verbundener Prozess
Verbinden Sie den übertragenen indirekten Einkauf mit Ihrer Einkaufs- und Finanzumgebung.
ERP · Finanzen · Einkaufssuiten
Ihre Teams behalten ihre Arbeitsumgebung. Der C-Prozess richtet sich nach Ihren Regeln und Daten.
Den Austauschweg wählen
PunchOut organisiert den Angebotszugriff und die Warenkorbrückgabe im vereinbarten Prozess. Prüfen Sie passende cXML- oder OCI-Verfahren, ohne diese mit einer Synchronisation des gesamten Einkaufszyklus gleichzusetzen.
Den PunchOut-Katalogprozess verstehen ↗Für ausgewählte Objekte kann ein API- oder Dateiaustausch sinnvoll sein. Format, Felder, Rhythmus und Rechte müssen für das Szenario festgelegt werden. Häufigkeit und Richtung orientieren sich am operativen Prozessbedarf.
Bestimmte operative Abstimmungen erfolgen per Portal oder E-Mail. Unterscheiden Sie Kommunikation mit Beteiligten und Datentransfer ins führende System, damit Verantwortlichkeiten nachvollziehbar bleiben.
PunchOut, API und strukturierte Dateien erfüllen unterschiedliche Zwecke. Wählen Sie den Austauschweg anhand von Anwenderprozess, Datenbedarf und Regeln des führenden Systems.
Eine sinnvolle Abnahme vorbereiten
Wählen Sie Prozess, Datenumfang und berechtigte Ansprechpartner. Identifizieren Sie führende Systeme und Zugangsbedingungen.
Erstellen Sie Feldverzeichnis und Zuordnungen. Definieren Sie Kennungen, erlaubte Anlagen und Korrekturverantwortung.
Bereiten Sie anonymisierte Beispiele vor: vollständige Anforderung, fehlendes Datum, unbekannter Wert, Dublette und Ablehnung. Prüfen Sie Wiederaufnahme und geforderte Nachvollziehbarkeit.
Dokumentieren Sie Tests, Abweichungen und abgenommenen Umfang. Ordnen Sie jedes Ergebnis dem betreffenden Szenario und Datenfluss zu.
Ein dokumentiertes Beispiel
Seit 2021 verbindet der Prozess der Accor-Zentrale die Artikelauswahl aus Katalogen mit dem Bestellsystem. Bei der Integration geht es darum, Warenkorbinformationen im gewählten Prozess zu erhalten und den Austausch mit dem Outsourcing-Service zu koordinieren.
BME-Praxisbericht lesen (auf Französisch) ↗Software und Services
Sourcing Force strukturiert Prozesse und Nachverfolgung. BME Consulting erbringt Outsourcing-Leistungen. Beides kann kombiniert oder getrennt genutzt werden; die Integration allein überträgt keine Kundenverantwortung.
BME-Outsourcing: Verantwortlichkeiten definieren ↗Die kostenlose Tail-Spend-Analyse kann die Planung aus Sicht des Einkaufs ergänzen. Fordern Sie für die Prüfung der Anwendung mit Ihrer IT eine Demo zu einem konkreten Szenario an.
Ihr Projekt vorbereiten
Nicht unbedingt. Definieren Sie zunächst relevante Objekte, ihr führendes System und die jeweilige Austauschrichtung. Bidirektionale Synchronisation ist nicht vorauszusetzen; sie muss einem Bedarf und einem dokumentierten Szenario entsprechen.
Die in der Datenflussmatrix benannte verantwortliche Person handelt entsprechend Datenherkunft und Ablehnungsgrund. Das Projekt muss festlegen, wo korrigiert wird, wer die Verarbeitung neu startet und wie die Wiederaufnahme dokumentiert wird.
Der Einkauf definiert Prozess, Regeln und benötigte Informationen. Die IT organisiert Austauschobjekte, Zugänge und Verarbeitung. Eine gemeinsame Matrix ordnet jedem Datum führendes System, Empfänger und Verantwortliche zu.
Ihr nächster Schritt
Sprechen wir über Ihre C-Bedarfe und Ihre Organisation.
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