Einkaufsbedingungen und akzeptierte Dokumente
Fügen Sie geltende Einkaufsbedingungen bei, benennen Sie ihre Version und dokumentieren Sie die Zustimmung.
DER SOURCING-FORCE-ABLAUF
Das Lieferantenvertragsmanagement.
Ein Rahmen, den Teams wiederfinden.
Ein vorschnell angenommenes Angebot, eine Leistung ohne definiertes Ergebnis, unklare Verantwortung: Auch kleine Einkäufe verpflichten Ihr Unternehmen. Zentralisieren Sie Verträge gelegentlich genutzter Lieferanten mit Sourcing Force und der operativen Nachverfolgung durch Buy Made Easy.
Gezielte Demo · Kostenlose Diagnose · Preis auf Anfrage
ORIENTIERUNG FÜR DIE UNTERLAGEN
- Parteien & Umfang
- Bedingungen & Dokumente
- Verantwortliche & Nachverfolgung
Sourcing Force + Buy Made Easy
Ein kleiner Einkauf kann große Verantwortung bedeuten.
Ein vorschnell unterschriebenes Angebot kann Rechte an Ergebnissen, Termine, Versicherung oder Abnahmebedingungen auslassen.
Sourcing Force zentralisiert Verpflichtungen gelegentlich genutzter Lieferanten digital mit Einkaufsbedingungen, Freigaben und Dokumentenprüfungen.
Buy Made Easy handelt als zentraler Lieferant der beauftragten Einkäufe und verfolgt die Einhaltung kaufmännischer Bedingungen aktiv nach.
Der Ausgangspunkt
Verträge gelegentlicher Lieferanten: Wo liegen Risiken?
Gelegentliche Einkäufe beginnen oft mit Angebot oder E-Mail. Zahlungsbedingungen sind sichtbar, Garantien, Abnahme und Lieferantenpflichten bleiben implizit. Ein niedriger Bestellwert bedeutet nicht zwingend geringe Folgen.
Eine verspätete Wartung kann eine Linie stilllegen. Ein Freelancer kann Inhalte ohne die erwartete Rechteübertragung liefern. Unzulässige Motive auf Werbemitteln können die Marke gefährden. Solche Punkte sind vor einer Verpflichtung zu klären.
Sourcing Force bündelt Dokumente und Freigaben in den Einkaufsunterlagen. Buy Made Easy verfolgt Lieferanten ausgelagerter Einkäufe anhand der vereinbarten Verpflichtungen aktiv nach.
Die wesentlichen Angaben
Bedingungen vor der Bestellung absichern.
Leistungsergebnisse und Abnahme
Legen Sie fest, was wo und wann geliefert wird und nach welchen Kriterien die Leistung abgenommen wird.
Risiken und Verantwortung
Prüfen Sie zum Bedarf passende Versicherungen, Nutzungsrechte, Vertraulichkeitszusagen und Verantwortlichkeiten.
Ein klarer Ablauf
Ein digitaler Ablauf für Verträge und Spot Buys.
Informationen fließen. Verantwortlichkeiten bleiben klar.
- 01
Unterlagen vorbereiten
Die Anfrage bündelt Angebot, Einkaufsbedingungen, Lieferantennachweise und Angaben zur Abnahme.
- 02
Informationen prüfen
KI-Agenten unterstützen die Auswertung und markieren zu prüfende Abweichungen oder fehlende Unterlagen.
- 03
Verpflichtung freigeben
Einkauf, Fachbereich und zuständige Verantwortliche durchlaufen vor jeder Bestellung den vorgesehenen Prozess.
- 04
Ausführung verfolgen
Buy Made Easy stimmt kaufmännische Bedingungen beauftragter Vorgänge mit den Lieferanten ab und organisiert die Bearbeitung von Abweichungen.
ERP / S2P des KundenFührendes System für Regeln, Freigaben, Verpflichtungen und Bestellungen.
Eine Vorbereitungshilfe
Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.
| Orientierungspunkt | Nutzen für die Teams | Abstimmungspunkt |
|---|---|---|
| Lieferant und Leistungsempfänger | Die von der Anfrage betroffenen Parteien benennen | Stammdaten und Ansprechpartner |
| Umfang des Vorgangs | Verstehen, was geliefert oder ausgeführt werden soll | Anfordernde und Fachverantwortliche |
| Bedingungen und Unterlagen | Die erforderliche Prüfungsgrundlage bereitstellen | Einkauf und fachkundige Personen |
| Verantwortliche für die Nachverfolgung | Fragen und Abweichungen bearbeiten | Benanntes operatives Team |
Ein konkreter Anwendungsbereich
Roche: Verträge und Freigabeschritte verbinden.
Das Projekt Roche Diabetes Care France von 2016–2017 verbindet Vertragsmanagement und Einkaufsfreigaben. Dieser Vertragsaspekt ergänzt die Lieferantenunterlagen: Er betrifft Verpflichtungen und ihren Weg durch den Freigabeprozess.
Ihr erster Anwendungsbereich
Im Alltag nutzbare Verträge.
Halten Sie für jede Transaktion übersichtliche Unterlagen bereit: geltende Bedingungen, erteilte Freigabe und Abnahmekriterien. Die Nachverfolgung muss Handlungen ermöglichen, wenn Lieferung oder Leistung von der Vereinbarung abweichen.
Als zentraler Lieferant ausgelagerter Einkäufe koordiniert Buy Made Easy die kaufmännische Lieferantenkommunikation. Ihre Teams finden die Nachverfolgung im Sourcing-Force-Ablauf.
Ihr Projekt vorbereiten
Fragen zur Umsetzung.
Müssen Angebot und Vertrag genau denselben Ablauf durchlaufen?
Die Bearbeitung hängt von Bedarf, Dokumenten und Kundenregeln ab. Bestimmen Sie notwendige Prüfungen und fachkundige Personen je Situation, bevor Sie den Ablauf festlegen.
Wer entscheidet über Verpflichtungen gegenüber Lieferanten?
Der Kunde behält seine Regeln und Verpflichtungsverantwortung im führenden System. BME übernimmt gegebenenfalls die im Leistungsumfang festgelegten Aufgaben.
Welches Beispiel eignet sich für die Demo?
Anonymisierte Unterlagen mit Anfrage, Angebot und während der Abwicklung genutzten Dokumenten helfen, benötigte Informationen und die Verantwortung aller Beteiligten festzulegen.
Ihr nächster Schritt
Schaffen Sie Freiraum
für die wichtigen Einkäufe.
Sprechen wir über Ihre C-Bedarfe und Ihre Organisation.
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