Gestire un ordine fuori processo
Dalla richiesta al pagamento, questi riferimenti di costo indicano una differenza di 101 € per ordine con una gestione adeguata.
Fonte: Mastercard (dati di riferimento comunicati).
IL TUO PROSSIMO PROGETTO
La riduzione del costo totale degli acquisti.
Considerare il percorso, non solo il prezzo.
Il prezzo dell’articolo non riassume lo sforzo dedicato a un ordine. Identifica fasi, scambi e costi di gestione per scegliere un perimetro di miglioramento che potrai monitorare.
Demo mirata · Analisi gratuita · Prezzi su preventivo
LE VOCI DA METTERE A CONFRONTO
- Prezzo e spese dell’operazione
- Tempo e rilavorazioni interne
- Costi della soluzione scelta
Riferimenti di mercato
Il costo nascosto degli acquisti occasionali.
Delle transazioni fuori dalla politica acquisti
Una sfida di conformità e visibilità su un volume di tail spend stimato in 300 miliardi di euro per le imprese europee.
Fonti: McKinsey e Mastercard (dati di riferimento comunicati).
Dei fornitori utilizzati meno di cinque volte
La registrazione costa da 200 a 500 €, seguita da una manutenzione annuale di 70–200 € per fornitore.
Fonti: McKinsey e Mastercard (dati di riferimento comunicati).
Questi riferimenti di settore non rappresentano risultati dei clienti di Buy Made Easy.
Un fornitore occasionale non deve occupare spazio nel tuo ERP.
Sourcing Force + Buy Made Easy
Ridurre il costo di emissione, non solo il prezzo.
Un ordine di importo modesto può richiedere ricerche, reinserimenti di dati e diversi solleciti amministrativi.
Sourcing Force centralizza gli acquisti occasionali per ridurre le attività ripetitive e rendere visibile il lavoro.
Buy Made Easy agisce come fornitore unico per gli acquisti esternalizzati e raggruppa la gestione delle operazioni frammentate.
In Sourcing Force
Leggere la mappatura degli acquisti.
Il punto di partenza
Preparare la riduzione del costo totale degli acquisti.
Il costo totale mette in relazione le spese visibili e le risorse impiegate per gestire le esigenze. Richiesta, chiarimento di un preventivo, approvazione, ricevimento e scambi di monitoraggio possono coinvolgere più team. Un’analisi utile descrive queste operazioni prima di attribuire loro un valore.
Gli acquisti di classe C si caratterizzano spesso per la varietà di pratiche e interlocutori. Il potenziale di miglioramento dipende da ciò che può essere semplificato, raggruppato o affidato. Un importo basso non dimostra un basso costo di gestione; allo stesso modo, non tutti gli ordini richiedono lo stesso sforzo.
Le informazioni che contano
Misurare il costo di gestione a partire dalle operazioni.
Osservare il percorso
Rileva le fasi e le rilavorazioni su pratiche rappresentative. Distingui il tempo effettivamente impiegato dai tempi di attesa: una pratica aperta per più giorni non corrisponde a più giorni di lavoro.
Valorizzare con metodo
Utilizza un costo orario comprensivo degli oneri adatto al perimetro e durate documentate. La valorizzazione del tempo liberato misura una capacità lavorativa; diventa un risparmio di budget solo in funzione delle decisioni effettive dell’organizzazione.
Includere la soluzione
Aggiungi le spese di servizio, i costi ricorrenti e le spese di avvio. Confronta gli scenari sullo stesso volume ed evita di conteggiare due volte un onere già incluso in un prezzo o in un forfait.
Un portale, più processi
Ridurre i costi delle famiglie d’acquisto critiche
MRO e forniture industriali
Riferimenti tecnici, urgenze e numerosi distributori rendono difficili da gestire i piccoli ordini industriali.
Scopri il processo →
Dispositivi di protezione individuale
Un ordine di guanti o calzature deve mantenere taglia, riferimento e requisiti corretti per l’attività.
Scopri il processo →
Test, misurazioni e certificazioni
Senza una definizione del risultato atteso, del metodo e della scadenza, è difficile verificare una prestazione occasionale di test.
Scopri il processo →
Impianti di climatizzazione
I tecnici devono ottenere rapidamente ricambi e servizi, attribuendo l’acquisto al cantiere corretto.
Scopri il processo →
Pallet e movimentazione
Gli ordini separati per magazzino rendono difficile confrontare specifiche e date di consegna.
Scopri il processo →
Piccole attrezzature IT
Adattatori, schermi e periferiche vengono spesso acquistati con urgenza presso più distributori.
Scopri il processo →
Materiali POP e marketing
Un’iniziativa commerciale riunisce stampa, materiali POP e articoli promozionali di fornitori diversi.
Scopri il processo →
Freelance e servizi
Un incarico occasionale perde visibilità quando esigenza, risultati attesi e approvazioni restano in scambi separati.
Scopri il processo →
Viaggi ed eventi
Hotel, sale, trasporti e servizi MICE generano prenotazioni frammentate, talvolta impegnate al di fuori del processo acquisti.
Scopri il processo →Un percorso esplicito
Da un’osservazione a uno scenario quantificato.
Le informazioni circolano. Le responsabilità restano identificate.
- 01
Delimitare
Scegliere la famiglia, il periodo e le operazioni effettivamente incluse nella gestione.
- 02
Misurare
Rilevare volumi, durate e costi a partire da pratiche comparabili.
- 03
Confrontare
Descrivere lo scenario previsto e i suoi costi aggiuntivi con ipotesi esplicite.
- 04
Monitorare
Conservare le definizioni del progetto pilota per confrontare in seguito i risultati con le ipotesi.
ERP / S2P del clienteSistema principale per regole, approvazioni, impegni e ordini.
Il tuo sistema acquisti, arricchito
Intervenire sul costo di gestione degli ordini.
Il tuo ERP / S2P
Anagrafiche, budget, approvazioni e impegni restano nel tuo quadro gestionale.
Le tue sedi e i tuoi richiedenti seguono lo stesso percorso.
Il portale degli acquisti occasionali
Richieste · preventivi · cataloghi · assistenza dell’intelligenza artificiale · monitoraggio
Buy Made Easy · Fornitore unicoEsternalizzazione e monitoraggio attivo delle operazioni affidate.
I tuoi fornitori specializzati
- Meno reinserimenti di dati
- Meno anagrafiche fornitori
- Meno solleciti amministrativi
Anagrafiche verso il portale · Richieste e carrelli verso il flusso d’acquisto · Stati e documenti di monitoraggio condivisi
Una griglia di preparazione
Separare le voci prima della simulazione.
| Voce | Dato necessario | Interpretazione |
|---|---|---|
| Tempo interno | Durata attiva e costo orario comprensivo degli oneri | Capacità lavorativa valorizzata |
| Spese per operazione | Importo comparabile prima e dopo | Differenza di spesa nel perimetro |
| Costi ricorrenti | Forfait o servizi annuali | Costo annuale della soluzione |
| Avvio | Costo iniziale del progetto | Impatto del primo anno |
Un perimetro concreto
Il costo di emissione di un ordine.
Il modello BME confronta 161 minuti e 189,84 € prima con 50 minuti e 58 € dopo per ordine: 111 minuti e circa 130 € risparmiati sul costo di emissione. Il simulatore permette di lavorare con i tuoi volumi, tempi e costi.
Tre leve per ridurre il costo degli acquisti di classe C.
Condizioni d’acquisto
Raggruppare le esigenze di viteria o forniture per ufficio rende più semplice confrontare articoli e specifiche.
Produttività
Centralizzare gli ordini di manutenzione e DPI riduce la frammentazione dei flussi e le creazioni ripetute di fornitori.
Gestione della spesa
Collegare ordini e consumi permette di individuare le esigenze ricorrenti e utilizzare i contratti quadro disponibili.
Esempi per costruire il tuo scenario
Cosa mostra il white paper sugli acquisti di classe C.
Il white paper Buy Made Easy «Ottimizza i tuoi acquisti di classe C» suddivide il costo di gestione di un ordine in quattro fasi: definizione dell’esigenza, ordine, ricevimento e contabilità. I suoi esempi di piani d’azione confrontano una situazione iniziale con diverse possibili organizzazioni.
Due scenari distinti illustrano il ruolo dell’esternalizzazione e quello di una soluzione di e-procurement.
Scenario di esternalizzazione
122 € → 107 €Ovvero 15 € in meno di costo di gestione per ordine nell’esempio presentato a pagina 11. Il piano d’azione riguarda richieste occasionali, creazioni di fornitori e controversie di fatturazione.
Scenario e-procurement
122 € → 97 €Ovvero 25 € in meno di costo di gestione per ordine nell’esempio presentato a pagina 12. I fornitori contribuiscono alla manutenzione dei cataloghi, gli articoli vengono confrontati e le offerte seguono un flusso di approvazione.
| Fase | Situazione iniziale | Scenario di esternalizzazione | Scenario e-procurement |
|---|---|---|---|
| Definizione dell’esigenza | 47 € | 42 € | 40 € |
| Ordine | 46 € | 42 € | 37 € |
| Ricevimento | 21 € | 18 € | 16 € |
| Contabilità | 8 € | 5 € | 4 € |
| Totale | 122 € | 107 € | 97 € |
Combinare le leve
15 € + 25 € = 40 € di risparmio potenziale
122 € → 82 € per ordineEsempio di cumulo illustrativo: se i benefici dell’esternalizzazione e della digitalizzazione riguardano attività distinte, i loro effetti possono sommarsi. Il white paper presenta due scenari separati; il cumulo di 40 € è un’ipotesi da validare nella tua organizzazione, evitando di conteggiare due volte lo stesso risparmio.
Fonte: white paper Buy Made Easy, «Ottimizza i tuoi acquisti di classe C», esempi di piani d’azione, pagine 11–12. Accedere al white paper →
Per costruire il tuo scenario, rileva attività, volumi e tariffe orarie della tua organizzazione, poi integra i costi del software, del servizio e dell’implementazione. Il simulatore stima i benefici annuali secondo tre ipotesi esplicite.
Simulare con i tuoi dati →Il tuo primo perimetro
Scegliere un progetto pilota il cui risultato resti spiegabile.
Inizia da una famiglia con rilavorazioni frequenti o un’elevata frammentazione. Identifica le persone che misurano il tempo e i dati disponibili per confrontare i periodi. Le eccezioni devono essere visibili per comprendere uno scostamento, senza trasformare ogni incidente in una media rappresentativa.
Sourcing Force struttura richieste, scambi e monitoraggio; BME esegue le operazioni di esternalizzazione affidate. Il tuo ERP/S2P mantiene il controllo di regole, approvazioni, impegni e ordini. La scelta del perimetro deve permettere di collegare i cambiamenti del processo alle risorse impiegate.
Il simulatore gratuito consente di esplorare le ipotesi di un progetto di acquisti di classe C. L’analisi aiuta a preparare dati e progetto pilota. I risparmi sul prezzo degli articoli, i rischi e la qualità richiedono un esame complementare quando non figurano nel modello scelto.
Preparare il tuo progetto
Le domande sull’implementazione.
Il tempo liberato corrisponde a una riduzione immediata del budget?
Rappresenta innanzitutto una capacità lavorativa disponibile. Il suo effetto sulle spese dipende dalle decisioni organizzative; va distinto dai costi effettivamente evitati.
Si può applicare un costo medio a tutti gli ordini?
Una media deve restare associata a un periodo e a un perimetro. Le pratiche atipiche e le operazioni molto diverse richiedono una lettura separata prima di estrapolare i risultati.
Come passare da questo metodo a una stima?
Compila il simulatore con i tuoi volumi, tempi, spese e costi di progetto. Confronta poi un’ipotesi prudente con un’ipotesi centrale sullo stesso perimetro.
Il tuo prossimo passo
Fai spazio
agli acquisti che contano.
Parliamo dei tuoi acquisti di classe C e della tua organizzazione.
Richiedi la tua analisi gratuita.