Descrivere l’esigenza
L’assistenza aiuta a descrivere il prodotto o il servizio, le quantità, il luogo e la data attesa.
IL PERCORSO SOURCING FORCE
La richiesta d’acquisto.
Un’esigenza chiara, un dossier pronto.
Un preventivo ricevuto non basta sempre a preparare un ordine. Riunisci esigenza, articoli, fornitore e informazioni della sede per far avanzare il dossier nel tuo processo acquisti.
Demo mirata · Analisi gratuita · Prezzo su preventivo
IL DOSSIER DA PREPARARE
- Esigenza e sede
- Preventivo e articoli
- Imputazione e approvazione
Sourcing Force + Buy Made Easy
Una richiesta chiara, anche per un acquisto eccezionale.
Un’esigenza inviata senza un preventivo utilizzabile, una data o un’assegnazione di budget torna più volte al suo richiedente.
Sourcing Force centralizza le richieste d’acquisto occasionali e la sua assistenza basata sull’intelligenza artificiale aiuta a preparare le informazioni necessarie.
Buy Made Easy, fornitore unico degli acquisti affidati, prende poi in carico i rapporti con i fornitori interessati.
In Sourcing Force
Un’anteprima del processo nell’applicazione.
Il punto di partenza
Una richiesta d’acquisto che fornisce il contesto.
La richiesta d’acquisto formalizza ciò che un utente desidera ottenere prima dell’impegno dell’ordine. Descrive l’esigenza, il destinatario, le quantità e i vincoli utili alla decisione. Un dossier chiaro evita di cercare queste informazioni in più messaggi.
Per gli acquisti di classe C, la varietà dei fornitori e dei preventivi rende questo lavoro particolarmente utile. L’importo non dice se il riferimento è compatibile, se la consegna è attesa in un’altra sede o se occorre preparare un intervento. Queste precisazioni fanno parte del dossier fin dall’inizio.
Un’Intelligenza Artificiale Acquisti per guidare i richiedenti.
Utilizzare il preventivo
L’intelligenza artificiale supporta la lettura del documento e la preparazione dei campi utili alla richiesta.
Completare il dossier
Le informazioni mancanti e gli scostamenti vengono segnalati prima della prosecuzione del flusso di approvazione.
Le informazioni che contano
Il preventivo del fornitore, con ciò che manca.
L’esigenza operativa
Precisa l’utilizzo, il riferimento atteso e la quantità. Per un servizio, descrivi il risultato e il luogo d’intervento. Il richiedente fornisce il contesto; il referente di funzione conferma i requisiti tecnici.
Le condizioni dell’offerta
Confronta il preventivo con gli articoli richiesti, i tempi indicati e le condizioni proposte. Individua gli scostamenti da chiarire con il fornitore prima di trasmettere il dossier all’approvatore.
I dati dell’organizzazione
Identifica la filiale, il centro di costo o il progetto interessati. Il fornitore e i contatti devono essere associati all’ambito corretto, affinché il seguito del percorso resti comprensibile.
Un percorso esplicito
Dall’espressione dell’esigenza alla decisione.
Le informazioni circolano. Le responsabilità restano definite.
- 01
Esprimere
Descrivere l’esigenza reale e allegare gli elementi utili. Un riferimento preciso vale più di una descrizione troppo generica.
- 02
Documentare
Riunire preventivi, quantità, contatti e imputazione. Identificare le informazioni mancanti e il relativo responsabile.
- 03
Verificare
Esaminare la coerenza del dossier, la compatibilità tecnica e le condizioni d’acquisto. Gestire le eccezioni prima dell’impegno.
- 04
Trasmettere
Inserire il dossier nel processo concordato. L’ERP/S2P resta il sistema di riferimento per approvazioni, impegni e ordini.
ERP / S2P del clienteSistema di riferimento per regole, approvazioni, impegni e ordini.
Una griglia di preparazione
Un’informazione, un’utilità.
| Informazione | Domanda da risolvere | Responsabile di funzione |
|---|---|---|
| Riferimento e quantità | Che cosa ci si aspetta esattamente? | Richiedente e referente tecnico |
| Sede e scadenza | Dove e quando deve essere soddisfatta l’esigenza? | Team operativo |
| Centro di costo o progetto | A quale ambito associare l’acquisto? | Responsabile del budget |
| Preventivo e fornitore | Su quale offerta si basa la decisione? | Ufficio acquisti e approvatore |
Nell’applicazione
Il preordine in Sourcing Force.
La schermata di preordine riunisce il fornitore, la filiale, i contatti, il preventivo e gli articoli. Illustra la preparazione di un dossier prima della prosecuzione del processo d’acquisto.
Apri la schermata ingrandita ↗Il tuo primo ambito
Partire da una richiesta rappresentativa.
Scegli un acquisto ricorrente su preventivo e una richiesta occasionale più difficile da gestire. Rileva le informazioni che mancano abitualmente, le rilavorazioni e le persone coinvolte. La dimostrazione potrà così concentrarsi sul tuo percorso anziché su un elenco di campi.
Sourcing Force struttura le informazioni e il monitoraggio dell’ambito affidato. Gli scambi con i fornitori sono centralizzati e tracciati. Quando BME interviene in esternalizzazione, i suoi team svolgono le attività previste dal servizio; la tua organizzazione mantiene le decisioni e le regole di impegno.
Per i tuoi acquisti di classe C, l’obiettivo è trasmettere una richiesta utilizzabile all’interlocutore giusto. Gli utilizzi dell’IA per la lettura dei preventivi sono illustrati nella pagina Automazione, con le relative regole di controllo.
Un portale, più processi
Richieste d’acquisto per tutte le tue spese
MRO e forniture industriali
Riferimenti tecnici, urgenze e numerosi distributori rendono difficili da gestire i piccoli ordini industriali.
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Dispositivi di protezione individuale
Un ordine di guanti o calzature deve mantenere taglia, riferimento e requisiti corretti per l’attività.
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Test, misurazioni e certificazioni
Senza una definizione del risultato atteso, del metodo e della scadenza, è difficile verificare una prestazione occasionale di test.
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Impianti di climatizzazione
I tecnici devono ottenere rapidamente ricambi e servizi, attribuendo l’acquisto al cantiere corretto.
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Pallet e movimentazione
Gli ordini separati per magazzino rendono difficile confrontare specifiche e date di consegna.
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Piccole attrezzature IT
Adattatori, schermi e periferiche vengono spesso acquistati con urgenza presso più distributori.
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Materiali POP e marketing
Un’iniziativa commerciale riunisce stampa, materiali POP e articoli promozionali di fornitori diversi.
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Freelance e servizi
Un incarico occasionale perde visibilità quando esigenza, risultati attesi e approvazioni restano in scambi separati.
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Viaggi ed eventi
Hotel, sale, trasporti e servizi MICE generano prenotazioni frammentate, talvolta impegnate al di fuori del processo acquisti.
Scopri il processo →Prepara il tuo progetto
Le domande sull’implementazione.
Una richiesta d’acquisto è un ordine?
No. La richiesta esprime e documenta l’esigenza; l’ordine formalizza l’impegno secondo il processo del cliente. Il passaggio tra i due rispetta le approvazioni della tua organizzazione.
È possibile preparare un dossier senza aver identificato un fornitore?
Inizia dall’esigenza e dalle specifiche disponibili. La ricerca del fornitore diventa quindi una fase della gestione. Quando questa attività è affidata a BME, il suo ambito viene definito con i tuoi team.
Che cosa serve per una dimostrazione utile?
Un preventivo anonimizzato, un esempio di richiesta e le regole di approvazione bastano per descrivere un primo scenario. Aggiungi i dati di imputazione attesi e le eccezioni frequenti.
Il tuo prossimo passo
Fai spazio
agli acquisti che contano.
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