Gestire un ordine fuori processo
Dalla richiesta al pagamento, questi riferimenti di costo indicano una differenza di 101 € per ordine con una gestione adeguata.
Fonte: Mastercard (dati di riferimento comunicati).
Analisi e reporting del tail spend
Analizza la tua spesa acquisti.
Decidi dove intervenire.
Collega spese, fornitori e attività alle tue priorità. Sourcing Force propone dashboard personalizzate e KPI per gestire il perimetro d’acquisto monitorato.
SpeseQuanto pesa ogni perimetro?
FornitoriDove si concentra la frammentazione?
OrdiniQuale attività occorre gestire?
AzioniQuale percorso privilegiare?
Riferimenti di mercato
Il costo nascosto degli acquisti occasionali.
Delle transazioni fuori dalla politica acquisti
Una sfida di conformità e visibilità su un volume di tail spend stimato in 300 miliardi di euro per le imprese europee.
Fonti: McKinsey e Mastercard (dati di riferimento comunicati).
Dei fornitori utilizzati meno di cinque volte
La registrazione costa da 200 a 500 €, seguita da una manutenzione annuale di 70–200 € per fornitore.
Fonti: McKinsey e Mastercard (dati di riferimento comunicati).
Questi riferimenti di settore non rappresentano risultati dei clienti di Buy Made Easy.
Un fornitore occasionale non deve occupare spazio nel tuo ERP.
Sourcing Force + Buy Made Easy
Rendere visibili gli acquisti frammentati.
Una tabella delle spese incompleta non consente di distinguere gli ordini onerosi da gestire dalle esigenze davvero ricorrenti.
Sourcing Force riunisce i flussi di acquisti occasionali per collegare richieste, fornitori e monitoraggio della spesa in un unico spazio.
L’attività affidata a Buy Made Easy, fornitore unico, si monitora per famiglia e per sede mantenendo la visibilità sulle operazioni sottostanti.
In Sourcing Force
Leggere la mappatura degli acquisti.
Esempio interattivo
Esplora una mappatura degli acquisti.
Questo report dimostrativo presenta le spese per regione, fornitore e famiglia, poi un piano di risparmio. I valori visualizzati appartengono all’esempio e non descrivono le prestazioni della tua organizzazione.
Il report è ospitato da Google e si carica su tua richiesta. È necessaria una connessione Internet.
Definizione
L’analisi della spesa acquisti.
Dall’osservazione alla decisione.
L’analisi della spesa acquisti consiste nel raccogliere e organizzare i dati d’acquisto per capire cosa viene acquistato, da chi, da quali entità e in quale periodo. Serve a scegliere le azioni e a seguirne gli effetti.
Il tail spend, un perimetro da rendere visibile
Il tail spend indica le spese frammentate che ricevono minore attenzione gestionale. Spesso si sovrappone alla classe C, senza coincidere con essa. La sua analisi mette in relazione il valore acquistato con il numero di operazioni, i fornitori e le esigenze delle sedi.
Una piccola spesa può riguardare un’esigenza critica. L’importo aiuta a segmentare, ma non basta a decidere il livello di controllo.
Rivedere il riferimento ABC ↗Dal dato alla decisione
Leggere il tail spend
in quattro fasi.
Inizia con un periodo e un perimetro espliciti. La qualità dei dati e le regole di classificazione devono restare comprensibili.
- 01 → RACCOLTA
Delimitare
Raccogliere i dati disponibili: fornitori, ordini, importi, valute, categorie e sedi. Individuare i dati mancanti e le regole di abbinamento.
- 02 → CLASSIFICAZIONE
Organizzare
Uniformare le denominazioni e assegnare gli acquisti alle categorie concordate. Conservare il dato originale e far verificare i casi ambigui.
- 03 → ANALISI
Contestualizzare
Confrontare spese e attività per fornitore, categoria o entità. Leggere gli scostamenti su un perimetro comparabile e tenere conto delle esigenze critiche.
- 04 → AZIONE
Scegliere e monitorare
Indirizzare un’esigenza ricorrente verso un catalogo, regolamentare meglio le richieste o valutare un’esternalizzazione. Nominare un responsabile e un indicatore di monitoraggio.
Una schermata esistente
Indicatori riuniti
per leggere l’attività.
La dashboard presentata nell’offerta BME riunisce importo degli acquisti, ordini, commissioni, nuovi fornitori ed elenchi di fornitori o ordini.
KPI orientati alle decisioni
Scegli la domanda,
poi l’indicatore.
Dashboard e KPI personalizzati rientrano nelle funzionalità dichiarate di Sourcing Force. La loro definizione si costruisce insieme ai tuoi team.
| Domanda sugli acquisti | Lettura proposta | Possibile decisione |
|---|---|---|
| Dove si frammenta la spesa? | Spesa e numero di ordini per fornitore e categoria. | Individuare le famiglie da raggruppare o regolamentare meglio. |
| Quali esigenze si ripetono? | Ricorrenza di articoli, richieste o fornitori, in base ai dati disponibili. | Valutare un catalogo o un percorso ricorrente. |
| Dove si concentra il carico di lavoro? | Numero di operazioni, richieste in attesa e tempi di gestione, quando misurati. | Rivedere una fase o il perimetro affidato a un operatore. |
| L’azione modifica le abitudini? | Confronto prima/dopo sullo stesso periodo di riferimento e su un perimetro comparabile. | Proseguire, adeguare o interrompere l’azione documentata. |
Qualità dei dati
Una classificazione che si può spiegare.
Gli utilizzi previsti per la pulizia e la classificazione automatizzate devono basarsi su un sistema di riferimento esplicito. Conservare le categorie originali, documentare le regole e verificare i casi ambigui consente di comprendere i raggruppamenti proposti.
Gli importi in valuta, le note di credito e i duplicati non si gestiscono con una regola implicita. Definisci cosa misura ogni indicatore e conserva i limiti del dataset.
Collegamento con il tuo sistema informativo
Il sistema principale resta il tuo riferimento
Centri di costo, progetti e categorie derivano dal quadro definito con il cliente. I dati configurati o scambiati via API alimentano il perimetro concordato; occorre precisarne frequenza di aggiornamento e direzione di scambio.
Sourcing Force integra il tuo ERP/S2P. L’analisi supporta le decisioni, senza trasferire la responsabilità di regole, approvazioni, impegni e ordini.
Definire l’integrazione ERP acquisti ↗Passare all’azione
Un’osservazione deve avviare un percorso.
Cataloghi fornitori e acquisti ricorrenti ↗Cataloghi ospitati e PunchOutEsternalizzare gli acquisti indiretti affidati ↗Perimetro del servizio BMEOrganizzare gli acquisti MRO delle sedi ↗Acquisti MRO e manutenzione delle sedi
L’analisi Tail Spend gratuita consente di affrontare il perimetro, i dati disponibili e le priorità di gestione. Prepara un periodo di analisi e alcune situazioni concrete.
Preparare il tuo progetto
Le domande sull’implementazione.
Quali dati preparare per una prima analisi?
Scegli un periodo e un perimetro, poi raccogli gli identificativi dei fornitori, le date, gli importi, le valute, le categorie e le sedi disponibili. Specifica le regole per considerare le note di credito e i dati mancanti. Una prima analisi può partire da un perimetro limitato, senza pretendere di coprire tutte le spese.
Come gestire una categoria incerta o un fornitore duplicato?
Conserva traccia del dato originale, proponi un abbinamento o una categoria, poi fai verificare i casi ambigui al responsabile dell’anagrafica. Una regola di classificazione va documentata prima di applicarla all’intero perimetro.
Un indicatore della dashboard basta a dimostrare un risparmio?
No. Un importo d’acquisto o un numero di ordini descrive un’attività. Per misurare un risparmio servono una situazione di riferimento, un perimetro comparabile e un metodo che distingua prezzo d’acquisto, tempi di gestione e costi del servizio. Al solo modulo analitico non viene attribuito alcun beneficio universale.
Il tuo prossimo passo
Fai spazio
agli acquisti che contano.
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