Acquisti + direzione IT
Sourcing Force è l’applicazione di terze parti specializzata negli acquisti di classe C e nel tail spend. Il tuo ERP o S2P resta il sistema principale per regole, approvazioni, impegni di spesa e ordini.
Sourcing Force + Buy Made Easy
I piccoli fornitori e gli acquisti fuori catalogo moltiplicano le interfacce manuali e i reinserimenti dei dati.
Sourcing Force svolge il ruolo di applicazione specializzata tra le richieste operative, i fornitori e il tuo ERP/S2P principale.
Il modello può includere Buy Made Easy come fornitore unico per consolidare la componente commerciale delle transazioni affidate.
Il punto di partenza
L’integrazione ERP acquisti organizza gli scambi necessari tra l’applicazione specializzata e il sistema di gestione del cliente. Precisa gli oggetti, la loro origine, i diritti di accesso e il trattamento delle anomalie. Il suo ambito dipende dal processo scelto e dall’ambiente esistente.
Inizia da una situazione identificabile: preparare una richiesta da un preventivo, restituire un carrello al flusso acquisti o utilizzare un’anagrafica del cliente. Determina poi quali informazioni servono in ogni fase, senza presumere che lo stesso scambio copra tutti gli oggetti.
L’ufficio acquisti definisce le regole aziendali; la direzione IT e i responsabili applicativi valutano i vincoli del sistema. Sourcing Force integra questo assetto. BME Consulting interviene sui servizi operativi affidati, quando viene scelta questa opzione.
Schema di definizione funzionale
Ogni scambio collega un oggetto aziendale, un sistema di riferimento e un destinatario. L’ufficio acquisti e la direzione IT organizzano insieme questo percorso.
Anagrafiche selezionate →Dal sistema principale alla configurazione o al flusso concordato
← Richiesta o carrello preparatoVerso il flusso di approvazione del cliente
Stati: direzione da definirePer ogni oggetto, la sua fonte e il suo destinatario
Acquisti indiretti · dati strutturati · monitoraggioUn dato di monitoraggio non costituisce, da solo, un impegno di spesa o un ordine. Gli eventi che attivano questi atti restano determinati dalle regole del cliente e dal suo sistema principale.
La matrice dei flussi
| Oggetto | Responsabilità di riferimento | Decisione da definire |
|---|---|---|
| Centri di costo, progetti, categorie | Anagrafiche del cliente; configurazione o API secondo l’ambito. | Identificativi, campi utili, diritti di accesso, aggiornamento e gestione dei valori inattivi. |
| Richiesta o carrello | Preparazione nel processo specializzato; approvazione nel flusso del cliente. | Dati trasmessi, allegati, punto di ritorno e identificazione della richiesta. |
| Ordine e ricezione | ERP/S2P principale per l’impegno di spesa e l’ordine; responsabilità di ricezione del cliente. | Informazioni necessarie al monitoraggio e responsabile di ogni evento. |
| Fattura e stato del pagamento | Regole finanziarie e sistema del cliente; monitoraggio distinto dall’esecuzione bancaria. | Informazioni autorizzate, origine dello stato e trattamento di un’anomalia. |
Una scheda per ogni scambio precisa il formato, la frequenza, gli errori, i diritti di accesso e la procedura di ripresa. Offre all’ufficio acquisti e alla direzione IT un quadro operativo comune.
I tuoi strumenti, un processo connesso
Collega gli acquisti indiretti dell’ambito affidato al tuo ambiente acquisti e finanziario.
ERP · finanza · suite acquisti
I tuoi team mantengono il proprio ambiente di lavoro. Il processo di classe C si organizza intorno alle tue regole e ai tuoi dati.
Scegliere la modalità di scambio
Il PunchOut organizza l’accesso all’offerta e il ritorno del carrello nel processo concordato. Esamina le modalità cXML o OCI pertinenti per l’ambiente, senza confonderle con una sincronizzazione dell’intero ciclo acquisti.
Comprendi il processo del catalogo PunchOut ↗Gli oggetti selezionati possono richiedere uno scambio tramite API o file. Il formato, i campi, la frequenza e i diritti di accesso devono essere esplicitati per lo scenario scelto. La frequenza e la direzione degli scambi seguono le esigenze operative del processo.
Alcuni scambi operativi vengono organizzati tramite portale o email. Distingui la comunicazione con i soggetti coinvolti dal trasferimento dei dati nel sistema principale, per mantenere chiare le responsabilità.
PunchOut, API e file strutturati rispondono a esigenze diverse. Scegli la modalità di scambio in base al percorso dell’utente, ai dati necessari e alle regole del sistema principale.
Preparare un collaudo utile
Scegli un processo, un ambito di dati e gli interlocutori autorizzati. Identifica i sistemi di riferimento e le condizioni di accesso.
Prepara il dizionario dei campi e le corrispondenze. Precisa gli identificativi, i documenti autorizzati e la responsabilità delle correzioni.
Prepara esempi anonimizzati: richiesta completa, dato mancante, valore sconosciuto, duplicato e rifiuto. Verifica la ripresa e la tracciabilità attese.
Registra ciò che è stato testato, le anomalie e l’ambito accettato. Collega ogni risultato allo scenario e al flusso interessati.
Un esempio documentato
Dal 2021, il sistema della sede centrale di Accor collega la selezione degli articoli a catalogo al sistema di ordinazione. Sul fronte dell’integrazione, l’obiettivo è conservare le informazioni del carrello nel processo scelto e coordinare gli scambi con il servizio di esternalizzazione.
Leggi il racconto BME (in francese) ↗Software e servizi
Sourcing Force struttura i processi e il loro monitoraggio. BME Consulting eroga i servizi di esternalizzazione. I due possono essere combinati o utilizzati separatamente; l’integrazione non trasferisce, da sola, le responsabilità del cliente.
Esternalizzazione BME: definire le responsabilità ↗Per partire dalle esigenze d’acquisto, l’analisi gratuita del Tail Spend può completare la definizione del progetto. Per esaminare l’applicazione con la direzione IT, richiedi una demo su uno scenario identificato.
Preparare il tuo progetto
Non necessariamente. Definisci prima gli oggetti utili, il loro sistema principale e la direzione di ogni scambio. Una sincronizzazione bidirezionale non si dà per scontata: deve rispondere a un’esigenza e a uno scenario documentato.
Il responsabile designato nella matrice dei flussi interviene in base all’origine del dato e al motivo del rifiuto. Il progetto deve precisare dove correggere il valore, chi riavvia l’elaborazione e come conservare una traccia della ripresa.
L’ufficio acquisti definisce il processo, le regole e le informazioni utili. La direzione IT organizza gli oggetti scambiati, gli accessi e il loro trattamento. Una matrice comune collega ogni dato al suo sistema principale, al destinatario e al responsabile.
Il tuo prossimo passo
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