Lettura ed estrazione dei preventivi
Estrarre le informazioni utili da un preventivo — fornitore, articoli, quantità, prezzi — per preparare una pratica d’acquisto strutturata.
Intelligenza artificiale per gli acquisti
Automazione degli acquisti con l’IA:
un’IA che agisce.
Leggere un preventivo, strutturare una richiesta, individuare uno scostamento: concentra i tuoi team sulle decisioni utili. Sourcing Force collega informazioni e attività del tail spend nel rispetto delle tue regole di acquisto.
Sourcing Force + Buy Made Easy
L’intelligenza artificiale al servizio degli acquisti di classe B e C.
Leggere un preventivo, qualificare una richiesta e verificarne i documenti richiede tempo ancora prima della decisione d’acquisto.
Sourcing Force centralizza queste pratiche e impiega l’intelligenza artificiale per strutturare le informazioni, rilevare gli scostamenti e preparare le azioni.
Buy Made Easy completa il percorso digitale con il proprio ruolo di fornitore unico per gli acquisti esternalizzati.
Un obiettivo operativo
L’intelligenza artificiale per gli acquisti di classe B e C.
Decisioni regolamentate.
L’automazione degli acquisti organizza l’esecuzione di attività a partire da dati, regole e condizioni di attivazione. L’intelligenza artificiale supporta la lettura delle informazioni, la loro strutturazione e l’esame degli scostamenti. Il punto di partenza resta l’esigenza d’acquisto e la decisione da preparare.
Nelle classi B e C, la varietà di preventivi e richieste impegna i team ancora prima dell’emissione di un ordine. Una pratica strutturata rende le informazioni più facili da utilizzare: fornitore, righe, quantità, condizioni e documenti associati.
Scegli le attività da automatizzare seguendo una richiesta reale. Individua i dati necessari, il risultato atteso, la persona responsabile e le situazioni che richiedono un esame particolare. Questo quadro assegna all’intelligenza artificiale un ruolo chiaro nel processo.
Dal preventivo alla richiesta
Acquisti spot:
far circolare le informazioni utili.
- 01
Leggere
Il preventivo e i documenti alimentano la pratica.
- 02
Strutturare
I dati confluiscono nei campi della richiesta.
- 03
Controllare
Gli scostamenti e le informazioni mancanti emergono.
- 04
Indirizzare
La richiesta segue le regole e le autorizzazioni del processo.
Il tuo ERP/S2P resta il sistema principaleRegole, approvazioni, impegni e ordini. Sourcing Force prepara e supporta i processi specializzati delle classi B e C.
Gli utilizzi dell’intelligenza artificiale negli acquisti
L’intelligenza artificiale per preparare,
controllare e agire.
Un insieme di attività complementari, da organizzare secondo le tue informazioni e le tue regole di gestione.
Preparare
Qualificazione delle richieste
Organizzare l’esigenza, individuare le informazioni mancanti e preparare l’orientamento verso il processo d’acquisto adatto.
Creazione e strutturazione delle richieste d’acquisto
Trasformare le informazioni raccolte in una richiesta d’acquisto utilizzabile, con le relative righe e i documenti associati.
Controllare
Controlli documentali
Esaminare la presenza e la coerenza dei documenti attesi nella pratica, evidenziando i punti da approfondire.
Controlli sui fornitori
Raccogliere le informazioni del fornitore e segnalare le incongruenze utili all’esame della pratica.
Controlli sulle coordinate bancarie
Confrontare le coordinate bancarie con le informazioni della pratica per individuare le divergenze da risolvere prima del pagamento.
Controlli doganali
Organizzare i dati e i documenti doganali utili all’acquisto internazionale e mettere in evidenza le informazioni mancanti.
Confronto tra ordine, ricezione e fattura
Confrontare righe, quantità e importi dei tre documenti per evidenziare gli scostamenti.
Rilevamento delle anomalie
Individuare le incongruenze nei dati d’acquisto e aiutare il team a stabilire le priorità di verifica.
Agire
Assistenza al sourcing
Preparare la ricerca dei fornitori e il confronto delle risposte a partire dall’esigenza espressa.
Sourcing autonomo
Quando la modalità autonoma è attivata, affidare l’esecuzione del sourcing al processo autonomo nell’ambito scelto.
Negoziazione autonoma
Quando la modalità autonoma è attivata, affidare la negoziazione al processo autonomo secondo i limiti definiti per il progetto.
La modalità d’azione
Intelligenza artificiale per gli acquisti:
assistenza e autonomia scelta.
Il team gestisce il processo
L’intelligenza artificiale prepara le informazioni, segnala gli scostamenti e supporta la ricerca. I team esaminano la pratica e prendono le decisioni previste dall’organizzazione.
Questa modalità aiuta a concentrare l’attenzione sulla comprensione dell’esigenza, sul confronto delle offerte e sulle eccezioni.
Il sourcing o la negoziazione vengono eseguiti
Quando la modalità autonoma è attiva, il sourcing o la negoziazione possono essere svolti senza intervento umano nel perimetro selezionato.
Definisci obiettivi, limiti e regole di escalation. La modalità scelta si inserisce nelle responsabilità e nel quadro degli acquisti della tua organizzazione.
La pratica nell’applicazione
Ritrovare i documenti
e le informazioni della richiesta.
Il preordine riunisce fornitore, contatti, preventivo e articoli. Dà una struttura alla pratica che prosegue nel flusso d’acquisto.
Strumenti IA integrati
Modelli IA al servizio
dei processi d’acquisto.
Mistral AI
OpenAI
AnthropicDefinisci prima l’utilizzo e i dati utili. La qualità della gestione dipende dalla struttura della pratica, dalle regole di controllo e dalle modalità di gestione delle eccezioni.
Costruire il tuo scenario
Iniziare da un’attività
che i tuoi team conoscono.
Descrivere i dati in ingresso e il risultato
Raccogli un esempio anonimizzato di preventivo o richiesta. Individua i campi utili e il risultato che il team deve poter utilizzare. Specifica la posizione del documento nel flusso e il sistema che detiene il dato di riferimento.
Preparare le eccezioni
Esamina le informazioni mancanti, le divergenze e le risposte dei fornitori da confrontare. Associa ogni situazione al responsabile che deve gestirla e all’azione successiva.
Collegare applicazione e operazioni
Sourcing Force fornisce l’applicazione specializzata; BME Consulting eroga i servizi di esternalizzazione affidati. Software e servizi possono essere abbinati o utilizzati separatamente. Questa ripartizione aiuta a definire chi prepara, chi gestisce e chi decide.
Un’analisi Tail Spend gratuita permette di individuare le priorità. Una demo mirata consente poi di esaminare informazioni e azioni di una pratica rappresentativa.
Esaminare l’esternalizzazione tramite BME ↗Preparare il tuo progetto
Le domande sull’implementazione.
Quali elementi raccogliere per una demo di elaborazione di un preventivo?
Prepara un preventivo anonimizzato, l’esigenza associata e i campi attesi nella richiesta d’acquisto. Aggiungi le regole di approvazione e i punti di controllo utili alla tua organizzazione: l’incontro potrà seguire un caso concreto dall’inizio alla fine.
Come scegliere tra assistenza e modalità autonoma?
L’assistenza prepara le informazioni e le azioni per il team. Quando è attiva la modalità autonoma, il sourcing o la negoziazione si svolgono entro il perimetro e i limiti definiti. Scegli la modalità in base alle attività affidate, alle regole decisionali e alle eccezioni da sottoporre a un livello superiore.
A cosa serve il confronto tra ordine, ricevimento e fattura?
Mette a confronto righe, quantità e importi per evidenziare gli scostamenti. Il team può quindi esaminare le differenze nel loro contesto e gestire le eccezioni secondo le proprie regole di acquisto e finanziarie.
Il tuo prossimo passo
Fai spazio
agli acquisti che contano.
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