Massimali e responsabilità
Sourcing Force dispone di massimali e flussi di approvazione. La loro configurazione traduce le regole definite dalla tua organizzazione per le operazioni che passano dall’applicazione.
IL PROCESSO SOURCING FORCE
Il flusso di approvazione acquisti.
La decisione giusta, al livello giusto.
Il richiedente conosce il fabbisogno. L’approvatore impegna le risorse. Rendi esplicite le loro responsabilità per gestire gli acquisti occasionali secondo le regole della tua organizzazione.
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UN QUADRO DECISIONALE
- Richiesta documentata
- Regole e approvatori
- Decisione nel sistema principale
Sourcing Force + Buy Made Easy
Far approvare gli acquisti occasionali al livello giusto.
Un piccolo ordine può essere urgente, delicato o gravare sul budget di un altro team.
Sourcing Force centralizza la richiesta e la indirizza ai responsabili previsti, in linea con le regole del tuo ERP/S2P.
Buy Made Easy interviene come fornitore unico dopo le decisioni richieste per le operazioni che gli vengono affidate.
In Sourcing Force
Un’anteprima del processo nell’applicazione.
Il punto di partenza
Un flusso di approvazione acquisti chiaro per tutti.
Il flusso di approvazione acquisti definisce chi esamina una richiesta e a quali condizioni può essere presa una decisione. Collega responsabilità, importo, tipo di acquisto e contesto operativo. Una regola utile deve essere comprensibile sia al richiedente sia all’approvatore.
Gli acquisti di classe C beneficiano di una gestione proporzionata, senza eliminare i controlli necessari. Un piccolo importo può riguardare un componente critico, un fornitore insolito o una categoria regolamentata. Il flusso tiene conto di queste situazioni nel quadro stabilito dal cliente.
Le informazioni che contano
L’approvazione degli acquisti si basa su regole esplicite.
Fornitori e categorie
I blocchi di fornitori o categorie consentono di applicare il quadro scelto. Definisci i casi interessati e il trattamento atteso prima di introdurre una restrizione.
Pratiche ed eccezioni
Un preventivo incompleto, un’imputazione assente o un fabbisogno urgente richiedono un’azione precisa. Designa la persona che completa, esamina o decide per ogni tipo di situazione.
Un processo esplicito
Quattro fasi per descrivere il flusso.
Le informazioni circolano. Le responsabilità restano identificate.
- 01
Documentare
Elencare le decisioni necessarie a partire da richieste reali, con i relativi documenti e vincoli.
- 02
Assegnare
Identificare i responsabili operativi, acquisti e budget; precisare i loro ambiti decisionali.
- 03
Configurare
Applicare massimali, flussi e blocchi nell’ambito Sourcing Force concordato.
- 04
Collaudare
Testare con i responsabili una richiesta ordinaria, un’informazione mancante, una restrizione e una situazione d’urgenza.
ERP / S2P del clienteSistema principale per regole, approvazioni, impegni di spesa e ordini.
Una griglia di preparazione
La regola deve precisare l’azione successiva.
| Situazione | Domanda di controllo | Azione da definire |
|---|---|---|
| Importo insolito | Il responsabile giusto esamina la pratica? | Assegnazione al livello decisionale scelto |
| Categoria regolamentata | I requisiti aziendali sono soddisfatti? | Esame da parte del referente competente |
| Fornitore bloccato | La pratica rispetta la politica acquisti? | Gestione dell’eccezione secondo le regole |
| Fabbisogno urgente | I tempi e la criticità sono documentati? | Responsabile della decisione identificato, senza approvazione implicita |
Un portale, più processi
Flussi di approvazione specifici per categoria
MRO e forniture industriali
Riferimenti tecnici, urgenze e numerosi distributori rendono difficili da gestire i piccoli ordini industriali.
Scopri il processo →
Dispositivi di protezione individuale
Un ordine di guanti o calzature deve mantenere taglia, riferimento e requisiti corretti per l’attività.
Scopri il processo →
Test, misurazioni e certificazioni
Senza una definizione del risultato atteso, del metodo e della scadenza, è difficile verificare una prestazione occasionale di test.
Scopri il processo →
Impianti di climatizzazione
I tecnici devono ottenere rapidamente ricambi e servizi, attribuendo l’acquisto al cantiere corretto.
Scopri il processo →
Pallet e movimentazione
Gli ordini separati per magazzino rendono difficile confrontare specifiche e date di consegna.
Scopri il processo →
Piccole attrezzature IT
Adattatori, schermi e periferiche vengono spesso acquistati con urgenza presso più distributori.
Scopri il processo →
Materiali POP e marketing
Un’iniziativa commerciale riunisce stampa, materiali POP e articoli promozionali di fornitori diversi.
Scopri il processo →
Freelance e servizi
Un incarico occasionale perde visibilità quando esigenza, risultati attesi e approvazioni restano in scambi separati.
Scopri il processo →
Viaggi ed eventi
Hotel, sale, trasporti e servizi MICE generano prenotazioni frammentate, talvolta impegnate al di fuori del processo acquisti.
Scopri il processo →Un ambito concreto
Il sistema principale mantiene l’impegno di spesa.
Il tuo ERP/S2P resta il sistema principale per regole, approvazioni, impegni di spesa e ordini. I flussi configurati in Sourcing Force si inseriscono in questo quadro. Il progetto precisa le fasi eseguite in ciascun ambiente e le informazioni che le collegano.
Il tuo primo ambito
Collaudare il flusso con le persone che lo utilizzano.
Una matrice delle responsabilità è utile solo se si riflette negli scenari quotidiani. Prepara una pratica completa, una incompleta e un’eccezione autorizzata. Confronta per ciascuna il responsabile previsto, le informazioni necessarie e la decisione da registrare.
Le anagrafiche di centri di costo, progetti e categorie danno contesto al flusso. I loro scambi o la loro configurazione devono essere coerenti con il sistema principale. Il monitoraggio delle conversazioni permette di ritrovare i chiarimenti apportati alla richiesta.
Inizia da un ambito di acquisti di classe C e da alcuni profili rappresentativi. L’analisi gratuita aiuta a individuare le priorità; una dimostrazione mirata consente di percorrere i tuoi scenari e preparare i criteri di collaudo.
Preparare la richiesta d’acquisto Fornire all’approvatore le informazioni utili.Organizzare il controllo del budget Collegare la decisione alla sua imputazione.Definire l’integrazione ERP acquisti Definire gli scambi tra i flussi.Esaminare gli accessi e la sicurezza Collegare i profili alle operazioni autorizzate.
Preparare il tuo progetto
Le domande sull’implementazione.
Un’urgenza può sostituire un’approvazione?
No. Va qualificata: tempi, criticità e conseguenze di un rinvio. L’organizzazione designa il responsabile e il flusso applicabili; l’urgenza non è un’autorizzazione implicita.
È possibile bloccare un fornitore o una categoria?
Sourcing Force offre questi controlli. Le regole, l’ambito e il trattamento delle eccezioni vengono definiti con l’ufficio acquisti e la direzione IT.
Quale sistema gestisce l’impegno di spesa?
L’ERP/S2P del cliente resta il sistema principale. Il progetto di integrazione precisa il passaggio dalla richiesta specializzata alle approvazioni, agli impegni di spesa e agli ordini del cliente.
Il tuo prossimo passo
Fai spazio
agli acquisti che contano.
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