Tramitar un pedido fuera de procedimiento
Desde la solicitud hasta el pago, estas referencias de coste muestran una diferencia de 101 € por pedido con una gestión adecuada.
Fuente: Mastercard (referencias comunicadas).
SU PRÓXIMO PROYECTO
La reducción del coste total de compras.
Examinar el proceso, además del precio.
El precio del artículo no resume el esfuerzo dedicado a un pedido. Identifique etapas, intercambios y costes de tramitación para elegir un ámbito de mejora que pueda supervisar.
Demo específica · Diagnóstico gratuito · Precio bajo presupuesto
LAS PARTIDAS QUE RELACIONAR
- Precio y gastos de la operación
- Tiempo y correcciones internas
- Costes del dispositivo elegido
Referencias del mercado
El coste oculto de las compras puntuales.
De las transacciones fuera de la política de compras
Un reto de cumplimiento y visibilidad sobre un volumen de tail spend estimado en 300 000 millones de euros para las empresas europeas.
Fuentes: McKinsey y Mastercard (referencias comunicadas).
De los proveedores utilizados menos de cinco veces
El alta cuesta entre 200 y 500 €, y el mantenimiento anual entre 70 y 200 € por proveedor.
Fuentes: McKinsey y Mastercard (referencias comunicadas).
Estas referencias sectoriales no representan resultados de clientes de Buy Made Easy.
Un proveedor puntual no tiene por qué estar en su ERP.
Sourcing Force + Buy Made Easy
Reducir el coste de tramitación, además del precio.
Un pedido de bajo importe puede requerir búsquedas, reintroducción de datos y varios recordatorios administrativos.
Sourcing Force centraliza las compras puntuales para reducir tareas repetitivas y hacer visible el trabajo.
Buy Made Easy actúa como proveedor único de las compras externalizadas y agrupa la tramitación de operaciones dispersas.
En Sourcing Force
Interpretar la clasificación del gasto.
El punto de partida
Preparar la reducción del coste total de compras.
El coste total relaciona los gastos visibles y los recursos empleados para tramitar las necesidades. La solicitud, la aclaración de un presupuesto, la aprobación, la recepción y los intercambios de seguimiento pueden implicar a varios equipos. Un análisis útil describe estas operaciones antes de asignarles un valor.
Las compras de clase C suelen caracterizarse por expedientes e interlocutores diversos. El potencial de mejora depende de lo que pueda simplificarse, agruparse o delegarse. Un importe bajo no demuestra un coste de tramitación bajo; tampoco todos los pedidos requieren el mismo esfuerzo.
La información que importa
Medir el coste de tramitación a partir de las operaciones.
Observar el proceso
Registre etapas y correcciones en expedientes representativos. Distinga el tiempo realmente empleado de los plazos de espera: un expediente abierto varios días no equivale a varios días de trabajo.
Valorar con método
Utilice un coste horario completo adecuado al ámbito y duraciones documentadas. Valorar el tiempo liberado mide una capacidad de trabajo; solo se convierte en ahorro presupuestario según las decisiones efectivas de la organización.
Incluir el dispositivo
Añada tarifas de servicio, costes recurrentes y gastos de implantación. Compare escenarios sobre el mismo volumen y evite contar dos veces un coste ya incluido en un precio o tarifa.
Un portal, varios procesos
Reducir costes en las familias de compra críticas
MRO y suministros industriales
Las referencias técnicas, las urgencias y los múltiples distribuidores dificultan la gestión de los pequeños pedidos industriales.
Descubrir el proceso →
Equipos de protección individual
Un pedido de guantes o calzado debe conservar la talla, la referencia y los requisitos de la actividad adecuados.
Descubrir el proceso →
Ensayos, mediciones y certificaciones
Sin definir el entregable, el método y el plazo, resulta difícil aceptar un servicio puntual de ensayos.
Descubrir el proceso →
Climatización
Los técnicos necesitan obtener piezas y servicios con rapidez y vincular la compra a la obra correspondiente.
Descubrir el proceso →
Palets y manutención
Los pedidos separados por almacén dificultan la comparación de especificaciones y fechas de entrega.
Descubrir el proceso →
Pequeños equipos informáticos
Los adaptadores, monitores y periféricos suelen comprarse con urgencia a varios distribuidores.
Descubrir el proceso →
PLV y marketing
Una campaña comercial reúne impresión, PLV y artículos promocionales de distintos proveedores.
Descubrir el proceso →
Autónomos y servicios
Un encargo puntual pierde visibilidad cuando la necesidad, los entregables y las aprobaciones quedan en comunicaciones separadas.
Descubrir el proceso →
Viajes y eventos
Hoteles, salas, transportes y servicios MICE generan reservas fragmentadas, a veces comprometidas fuera del circuito de compras.
Descubrir el proceso →Un proceso explícito
De una observación a un escenario cuantificado.
La información circula. Las responsabilidades siguen identificadas.
- 01
Delimitar
Elegir familia, periodo y operaciones realmente incluidas en la tramitación.
- 02
Medir
Registrar volúmenes, duraciones y costes a partir de expedientes comparables.
- 03
Comparar
Describir el escenario previsto y sus costes adicionales con hipótesis explícitas.
- 04
Seguir
Conservar las definiciones del piloto para comparar después resultados e hipótesis.
ERP / S2P del clienteSistema maestro de reglas, aprobaciones, compromisos y pedidos.
Su sistema de compras, ampliado
Actuar sobre el coste de tramitación de pedidos.
Su ERP / S2P
Datos maestros, presupuestos, aprobaciones y compromisos permanecen en su marco de gestión.
Sus centros y solicitantes siguen un mismo proceso.
El portal de compras puntuales
Solicitudes · presupuestos · catálogos · asistencia de inteligencia artificial · seguimiento
Buy Made Easy · Proveedor únicoExternalización y seguimiento activo de las operaciones encomendadas.
Sus proveedores especializados
- Menos reintroducción de datos
- Menos cuentas de proveedores
- Menos recordatorios administrativos
Datos maestros hacia el portal · Solicitudes y cestas hacia el circuito de compras · Estados y documentos de seguimiento compartidos
Una guía de preparación
Separar las partidas antes de simular.
| Partida | Dato necesario | Interpretación |
|---|---|---|
| Tiempo interno | Duración activa y coste horario completo | Capacidad de trabajo valorada |
| Gastos por operación | Importe comparable antes y después | Diferencia de gasto del ámbito |
| Costes recurrentes | Tarifas o servicios anuales | Coste anual del dispositivo |
| Implantación | Coste inicial del proyecto | Impacto del primer año |
Un ámbito concreto
El coste de tramitar un pedido.
El modelo BME compara 161 minutos y 189,84 € antes con 50 minutos y 58 € después por pedido: 111 minutos y unos 130 € ahorrados en tramitación. El simulador permite trabajar con sus propios volúmenes, tiempos y costes.
Tres palancas para reducir el coste de compras de clase C.
Condiciones de compra
Agrupar las necesidades de tornillería o material de oficina facilita comparar referencias y especificaciones.
Productividad
Centralizar pedidos de mantenimiento y EPI reduce la dispersión de circuitos y las altas repetidas de proveedores.
Gestión del gasto
Relacionar pedidos y consumos permite detectar necesidades recurrentes y utilizar los acuerdos marco disponibles.
Ejemplos para construir su escenario
Qué muestra el libro blanco sobre compras de clase C.
El libro blanco de Buy Made Easy «Optimice sus compras de clase C» desglosa el coste de tramitación de un pedido en cuatro etapas: definición de la necesidad, pedido, recepción y contabilidad. Sus ejemplos de planes de acción comparan una situación inicial con varias organizaciones posibles.
Dos escenarios distintos ilustran el papel de la externalización y el de una solución de compra electrónica.
Escenario de externalización
122 € → 107 €Es decir, 15 € menos de coste de tramitación por pedido en el ejemplo de la página 11. El plan de acción se centra en solicitudes puntuales, altas de proveedores y litigios de facturación.
Escenario de compra electrónica
122 € → 97 €Es decir, 25 € menos de coste de tramitación por pedido en el ejemplo de la página 12. Los proveedores contribuyen a mantener los catálogos, se comparan las referencias y las ofertas siguen un circuito de aprobación.
| Etapa | Situación inicial | Escenario de externalización | Escenario de compra electrónica |
|---|---|---|---|
| Definición de la necesidad | 47 € | 42 € | 40 € |
| Pedido | 46 € | 42 € | 37 € |
| Recepción | 21 € | 18 € | 16 € |
| Contabilidad | 8 € | 5 € | 4 € |
| Total | 122 € | 107 € | 97 € |
Combinar las palancas
15 € + 25 € = 40 € de ahorro potencial
122 € → 82 € por pedidoEjemplo de acumulación ilustrativa: si los ahorros de externalización y digitalización afectan a tareas distintas, sus efectos pueden sumarse. El libro blanco presenta dos escenarios separados; el total de 40 € es una hipótesis que validar en su organización, evitando contar dos veces el mismo ahorro.
Fuente: libro blanco Buy Made Easy, «Optimice sus compras de clase C», ejemplos de planes de acción, páginas 11–12. Acceder al libro blanco →
Para construir su escenario, registre tareas, volúmenes y costes horarios de su organización; integre después los costes del software, del servicio y del despliegue. El simulador estima los ahorros anuales con tres hipótesis explícitas.
Simular con sus datos →Su primer ámbito
Elegir un piloto cuyo resultado se pueda explicar.
Empiece por una familia con correcciones frecuentes o mucha dispersión. Identifique quién mide el tiempo y qué datos hay para comparar periodos. Las excepciones deben ser visibles para comprender una diferencia, sin convertir cada incidente en una media representativa.
Sourcing Force estructura solicitudes, intercambios y seguimiento; BME realiza las operaciones de externalización encomendadas. Su ERP/S2P mantiene el control de reglas, aprobaciones, compromisos y pedidos. La elección del ámbito debe permitir relacionar los cambios del proceso con los recursos utilizados.
El simulador gratuito permite explorar las hipótesis de un proyecto de compras de clase C. El diagnóstico ayuda a preparar datos y piloto. Los ahorros en el precio de artículos, los riesgos y la calidad requieren una revisión complementaria cuando no figuran en el modelo elegido.
Preparar su proyecto
Las preguntas de implantación.
¿El tiempo liberado equivale a una reducción inmediata del presupuesto?
Representa primero una capacidad de trabajo disponible. Su efecto sobre el gasto depende de decisiones organizativas; debe distinguirse de los gastos realmente evitados.
¿Se puede aplicar un coste medio a todos los pedidos?
Una media debe seguir vinculada a un periodo y un ámbito. Los expedientes atípicos y las operaciones muy distintas requieren una lectura separada antes de extrapolar.
¿Cómo pasar de este método a una estimación?
Introduzca en el simulador sus volúmenes, tiempos, gastos y costes de proyecto. Compare después una hipótesis prudente con una central sobre el mismo ámbito.
Su próximo paso
Libere tiempo
para las compras que importan.
Hablemos de sus compras de clase C y de su organización.
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