Tramitar un pedido fuera de procedimiento
Desde la solicitud hasta el pago, estas referencias de coste muestran una diferencia de 101 € por pedido con una gestión adecuada.
Fuente: Mastercard (referencias comunicadas).
Análisis e informes del tail spend
Analice su gasto en compras.
Decida dónde actuar.
Relacione el gasto, los proveedores y la actividad con sus prioridades. Sourcing Force ofrece paneles personalizados y KPI para gestionar el ámbito de compras supervisado.
Gasto¿Cuánto pesa cada ámbito?
Proveedores¿Dónde se concentra la dispersión?
Pedidos¿Qué actividad hay que tramitar?
Acciones¿Qué proceso conviene priorizar?
Referencias del mercado
El coste oculto de las compras puntuales.
De las transacciones fuera de la política de compras
Un reto de cumplimiento y visibilidad sobre un volumen de tail spend estimado en 300 000 millones de euros para las empresas europeas.
Fuentes: McKinsey y Mastercard (referencias comunicadas).
De los proveedores utilizados menos de cinco veces
El alta cuesta entre 200 y 500 €, y el mantenimiento anual entre 70 y 200 € por proveedor.
Fuentes: McKinsey y Mastercard (referencias comunicadas).
Estas referencias sectoriales no representan resultados de clientes de Buy Made Easy.
Un proveedor puntual no tiene por qué estar en su ERP.
Sourcing Force + Buy Made Easy
Hacer visibles las compras dispersas.
Una tabla de gasto incompleta no permite distinguir los pedidos costosos de tramitar de las necesidades realmente recurrentes.
Sourcing Force reúne los flujos de compras puntuales para relacionar solicitudes, proveedores y seguimiento del gasto en un mismo espacio.
La actividad confiada a Buy Made Easy, proveedor único, se sigue por familia y centro sin perder la visión de las operaciones subyacentes.
En Sourcing Force
Interpretar la clasificación del gasto.
Ejemplo interactivo
Explore una clasificación del gasto.
Este informe de demostración presenta el gasto por región, proveedor y familia, y después un plan de ahorro. Los valores mostrados pertenecen al ejemplo y no describen el rendimiento de su organización.
El informe está alojado por Google y se carga a petición suya. Se necesita conexión a Internet.
Definición
El análisis del gasto en compras.
Del diagnóstico a la decisión.
El análisis del gasto en compras consiste en reunir y organizar los datos de compra para comprender qué se compra, a quién, por qué entidades y en qué periodo. Sirve para elegir acciones y seguir sus efectos.
El tail spend, un ámbito que hay que hacer visible
El tail spend designa el gasto disperso que recibe menos seguimiento. Suele solaparse con la clase C, sin confundirse con ella. Su análisis relaciona el valor comprado con el número de operaciones, los proveedores y las necesidades de los centros.
Un gasto pequeño puede responder a una necesidad crítica. El importe ayuda a segmentar; no basta para decidir el nivel de control.
Revisar la clasificación ABC ↗Del dato a la decisión
Interpretar el tail spend
en cuatro etapas.
Empiece con un periodo y un ámbito explícitos. La calidad de los datos y las reglas de clasificación deben seguir siendo comprensibles.
- 01 → RECOPILACIÓN
Delimitar
Reunir los datos disponibles: proveedores, pedidos, importes, divisas, categorías y centros. Identificar los datos ausentes y las reglas de vinculación.
- 02 → CLASIFICACIÓN
Organizar
Armonizar las denominaciones y asignar las compras a las categorías acordadas. Conservar el dato original y hacer verificar los casos ambiguos.
- 03 → ANÁLISIS
Poner en contexto
Comparar gasto y actividad por proveedor, categoría o entidad. Interpretar las diferencias sobre un ámbito comparable y tener en cuenta las necesidades críticas.
- 04 → ACCIÓN
Elegir y seguir
Orientar una necesidad recurrente hacia un catálogo, controlar mejor las solicitudes o estudiar una externalización. Designar un responsable y un indicador de seguimiento.
Una pantalla existente
Indicadores reunidos
para interpretar la actividad.
El panel presentado en la oferta BME reúne el importe de compras, pedidos, comisiones, nuevos proveedores y listas de proveedores o pedidos.
KPI orientados a la decisión
Elija la pregunta,
después el indicador.
Los paneles y KPI personalizados forman parte de las capacidades declaradas de Sourcing Force. Su definición se construye con sus equipos.
| Pregunta de compras | Interpretación propuesta | Decisión posible |
|---|---|---|
| ¿Dónde se dispersa el gasto? | Gasto y número de pedidos por proveedor y categoría. | Identificar las familias que conviene agrupar o controlar mejor. |
| ¿Qué necesidades se repiten? | Recurrencia de artículos, solicitudes o proveedores, según los datos disponibles. | Estudiar un catálogo o un proceso recurrente. |
| ¿Dónde se concentra la carga de trabajo? | Número de operaciones, solicitudes pendientes y tiempos de tramitación cuando se miden. | Revisar una etapa o el ámbito confiado a un operador. |
| ¿La acción cambia los usos? | Comparación antes/después sobre un mismo periodo de referencia y un ámbito comparable. | Continuar, ajustar o detener la acción documentada. |
Calidad de los datos
Una clasificación que se puede explicar.
Los usos previstos de limpieza y clasificación automatizadas deben apoyarse en datos maestros explícitos. Conservar las categorías originales, documentar las reglas y verificar los casos ambiguos permite comprender las agrupaciones propuestas.
Los importes en divisas, los abonos y los duplicados no se tratan mediante una regla implícita. Defina qué mide cada indicador y conserve las limitaciones del conjunto de datos.
Articulación con sus sistemas
El sistema maestro sigue siendo su referencia
Los centros de coste, proyectos y categorías proceden del marco definido con el cliente. Los datos configurados o intercambiados por API alimentan el ámbito acordado; hay que concretar su frecuencia de actualización y dirección de intercambio.
Sourcing Force complementa su ERP/S2P. El análisis orienta las decisiones; no traslada la responsabilidad de las reglas, aprobaciones, compromisos y pedidos.
Definir la integración ERP de compras ↗Pasar a la acción
Un diagnóstico debe abrir un proceso.
Catálogos de proveedores y compras recurrentes ↗Catálogos alojados y PunchOutExternalizar las compras indirectas encomendadas ↗Ámbito de servicio BMEOrganizar las compras MRO de los centros ↗Compras MRO y mantenimiento de centros
El diagnóstico Tail Spend gratuito permite abordar el ámbito, los datos disponibles y las prioridades de tramitación. Prepare un periodo de análisis y algunas situaciones concretas.
Preparar su proyecto
Las preguntas de implantación.
¿Qué datos preparar para un primer análisis?
Elija un periodo y un ámbito; reúna los identificadores de proveedores, fechas, importes, divisas, categorías y centros disponibles. Concrete las reglas de inclusión de abonos y los datos que faltan. Un primer diagnóstico puede comenzar con un ámbito limitado, sin pretender abarcar todo el gasto.
¿Cómo tratar una categoría dudosa o un proveedor duplicado?
Conserve el rastro del dato original, proponga una vinculación o categoría y haga que la persona responsable de los datos maestros revise los casos ambiguos. Una regla de clasificación debe documentarse antes de aplicarse a todo el ámbito.
¿Basta un indicador del panel para demostrar un ahorro?
No. Un importe de compra o un número de pedidos describe una actividad. Para medir un ahorro hacen falta una situación de referencia, un ámbito comparable y un método que distinga precio de compra, tiempo de tramitación y costes de servicio. No se atribuye ningún ahorro universal al módulo analítico por sí solo.
Su próximo paso
Libere tiempo
para las compras que importan.
Hablemos de sus compras de clase C y de su organización.
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