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Durant sa vie de consultant Achat, Olivier Audino a croisé beaucoup d’organisations Achats.
Il a vécu les balbutiements des premiers e-Catalogues, considérés à l’époque comme de « simples tableurs Excel » selon l’expression d’un dirigeant d’une PME de fournitures de bureau.
Olivier audino a établi une liste de 10 bonnes pratiques pour démontrer la valeur ajoutée d’un approvisionnement automatisé grâce aux e-catalogues.
1) Une sélection adéquate des données
Les e-Catalogues ne doivent contenir que ce qui intéresse le business du client sauf instruction contraire expresse (on ne mélange pas les fournitures de bureau avec des cuisines par exemple).
Un système de recherche, de filtrage et d’export doit permettre de ne retenir que les articles désirés par le client … sans pousser à la consommation.
2) Un Pricing précis
Parfois, il est compliqué de calculer un prix à cause de divers rabais consentis sur tels ou tels produits.
Un tri des produits achetés le plus fréquemment, des packages, des offres personnalisées, des options de configuration sont autant de « plus » indispensables pour gagner et conserver la confiance du client interne, surtout dans le cas de produits et services complexes.
3) Des conventions de nommages
Des conventions de nommages cohérentes facilitent la sélection par le client interne dans une liste dense d’articles.
4) Les descriptions détaillées des produits
Les descriptions détaillées permettent d’enrichir les bases de données :
il faut exploiter au maximum les possibilités offertes par les champs à remplir et par exemple éviter les accumulations d’acronymes.
Une démarche à mettre en œuvre en début de projet car chronophage et coûteuse.
5) La granularité et la précision
La granularité et la précision des conventions de codage UNSPSC ou eClass permet une gestion beaucoup plus fine des sous-catégories de produits et services.
6) Fournir une image de qualité professionnelle
Fournir une image de qualité professionnelle de chaque produit : un atout définitivement vendeur !
Et c’est encore mieux si la solution e-Achat permet d’en intégrer plusieurs.
7) Des unités de mesures
Des unités de mesures (ANSI, UNUOM) pertinentes pour le client et que l’on peut charger automatiquement.
8) Les numéros de pièces détachées
Les numéros de pièces détachées exportés doivent faciliter le traitement des bons de commande dans les e-Catalogues, attention aux correspondances !
9) Des fichiers formatés
Des fichiers formatés correctement (XLS, XLSX vs, CSV, XML, CIF, encodage UTF8, etc.) et sans troncature pour un traitement optimisé dans la solution e-Achat.
10) Automatiser
Automatiser les mises à jour de façon simple.
Vous souhaitez en savoir plus sur les e-catalogues ? N’hésitez pas à nous contacter.
