Gestion des contrats : nos astuces

De nos jours, nous utilisons de moins en moins de documents papiers et cela pour de bonnes raisons. Cependant, la dématérialisation des contrats peut entraîner certains risques dans leur gestion.

Ces risques sont cependant minimes comparés aux avantages procurés par la dématérialisation des contrats à travers un système de gestion informatisé. Vous devez simplement élaborer de nouveaux processus qui seront efficaces et qui garantiront la sécurité de vos données.

Beaucoup d’entreprises continuent de faire des erreurs tout particulièrement lorsqu’elles transfèrent les contrats de leurs bureaux à leur base de données.

Voici ici quelques conseils utiles pour faciliter la gestion de vos contrats :

1. 1. Assurez-vous que le contenu soit correctement enregistré sur la version électronique : les ressources, les confirmations de contrats, les bibliothèques de contrats etc…
      Idéalement, vos bibliothèques de contrats sont entièrement configurables, y compris les attributs, les clauses, les modèles, les contacts et les validations.
      L’information devient alors accessible aux utilisateurs n’importe où et n’importe quand, via l’interface utilisateur du système.
   2. « Trackez » les utilisateurs du système pour savoir exactement qui a signé tel ou tel document, et gardez une archive de ces informations.
      Vous devez aussi proposer un module de signature numérique fiable, et mettre en place des workflows automatisés pour le suivi de la relecture des contrats afin d’éviter toute confusion et accélérer les approbations.
   3. Sécurisez vos archives pour vous assurer d’y accéder plus tard et de protéger les données sensibles.
      Cela nécessite de mettre en place des autorisations par utilisateur et un module de recherche de données.
      Cette manière de procéder a des avantages à court terme pour les individus qui ont besoin de regarder immédiatement un contrat.
      Mais elle a aussi des avantages à long terme pour votre entreprise : davantage de données sont collectées et archivées à des fins d’analyse (risque, conformité…).
      Ces données constituent ainsi un capital et des opportunités de revenus futurs.
   4. Trouver le juste équilibre entre la sécurité et la convivialité.
      Vous ne voulez pas avoir à passer quinze minutes pour entrer dans le système avant de pouvoir l’utiliser, mais vous ne voulez pas non plus que des personnes non autorisées puissent y accéder.
      Planifiez les niveaux de sécurité dont vous avez besoin, et développez des processus d’approbation rationnels et faciles à utiliser.
      Automatisez les étapes avec des rappels pour les expirations et autres événements pour les personnes responsables de ces contrats.

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