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L’e-procurement est une solution d’approvisionnement en ligne de plus en plus populaire dans les entreprises du monde entier. De plus en plus d’entreprises commencent à constater que l’e-procurement l’emporte sur l’approvisionnement traditionnel en matière d’efficacité.
Avec une solution e-procurement, la phase d’approvisionnement et de traitement est simplifiée et accélérée grâce à une interaction en temps réel avec les fournisseurs pré-approuvés, quels que soient le lieu et l’heure.
Les approbations d’achat peuvent également être faites en ligne et les commandes peuvent être complétées en quelques minutes, ce qui réduit les délais de livraison.
En affaires, le temps, c’est de l’argent, et l’adoption d’une solution e-procurement dans votre stratégie Achat vous permettra certainement de réaliser des économies importantes en termes de temps et de coûts opérationnels.
Toutefois, de nombreuses organisations ne connaissent pas encore clairement les processus et les risques associés à l’e-procurement et ont besoin de conseils et d’orientation sur la manière d’utiliser cette nouvelle technologie.
Dans cet article, nous examinons les sept étapes de la mise en œuvre d’une solide stratégie e-procurement qui permettra de réduire les dépenses, de favoriser la conformité et de réaliser les objectifs organisationnels.
1) Auditer votre processus d’approvisionnement actuel et futur
Vos approvisionnements traditionnels vous ont relativement bien réussi au fil des ans, mais il y a toujours de la place pour l’amélioration. Avant de pouvoir commencer à modifier vos processus d’approvisionnement, il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble.
Pour ce faire, évaluez et documentez chaque aspect du processus d’approvisionnement actuel, y compris les temps de réalisation des différentes tâches, les fournisseurs concernés, les contrôles de conformité, les méthodes de paiement, etc.
Par la suite, réfléchissez aux mécanismes d’approvisionnement que vous souhaitez et mettez-les noir sur blanc afin d’avoir une forme de référence.
Une fois ces étapes franchies, vous devriez avoir une idée plus claire de ce qui doit être inclus dans votre nouvelle stratégie e-procurement afin de maximiser l’efficacité et l’efficience de votre processus d’approvisionnement futur.
2) Identifier les lacunes de votre processus d’approvisionnement
Après avoir clarifié votre processus d’approvisionnement actuel et futur, vous pouvez maintenant commencer à identifier les lacunes dans votre stratégie d’approvisionnement actuelle.
Parmi les problèmes d’approvisionnement les plus courants auxquels sont confrontées les entreprises, citons les coûts internes croissants, les problèmes liés aux fournisseurs, les commandes accidentelles ou tardives et le non-respect de la politique Achats.
La première étape de la résolution de problèmes consiste, bien sûr, à identifier et à comprendre les problèmes auxquels vous êtes confrontés dès le départ, vous pourrez alors penser à mettre en place des solutions.
Par exemple, le fait d’avoir des fournisseurs peu fiables peut vraiment gâcher le cycle d’approvisionnement et entraîner une baisse des revenus pour votre entreprise. Dans ce cas, la solution est claire : vous devez revoir votre liste de fournisseurs et remplacer ceux qui ne sont pas à la hauteur.
3) Documenter les bénéfices d’une solution e-procurement
Énumérer les bénéfices de la mise en œuvre d’une solution e-procurement peut vraiment aider à obtenir l’adhésion de la direction.
La refonte d’un processus est très souvent une opération coûteuse et pour qu’elle se concrétise, l’adhésion de la direction est un must. Essayez d’organiser votre liste de bénéfices en fonction de ce que la direction considère comme important, en premier lieu les résultats financiers de l’entreprise.
Si vous pouvez la convaincre que la mise en œuvre d’une solution e-procurement est rentable et permet à l’entreprise de réaliser des économies en termes de temps et de ressources, vous aurez plus de chances d’obtenir l’approbation pour poursuivre votre stratégie e-procurement.
4) Élaborer un plan d’actions avec des indicateurs de performances (KPIs)
Maintenant que vous avez une compréhension claire de votre processus d’approvisionnement actuel et futur, que vous avez identifié les enjeux de votre stratégie d’approvisionnement et que vous connaissez les bénéfices des achats électroniques, il est temps de penser à la façon de restructurer votre processus d’approvisionnement dans son ensemble au moyen de l’e-procurement.
Quels sont les avantages de l’e-procurement ? Quels sont les processus, les coûts et les ressources impliqués ? Où puis-je trouver plus d’informations sur le processus d’e-procurement ? À qui dois-je m’adresser pour lancer le plan d’actions ?
Ce ne sont là que quelques-unes des questions que vous devez vous poser lorsque vous déployez une solution eprocurement. Vous devriez également définir des KPIs pour suivre les progrès et l’efficacité de la stratégie e-procurement.
Il est important de comprendre l’impact de votre plan d’actions sur la structure de l’ensemble de votre organisation, de même qu’il est préférable d’impliquer l’équipe de direction et toute autre partie concernée qui sera affectée par cette solution e-procurement.
5) Étudier le marché et sélectionner l’éditeur e-procurement idéal
Lorsque vous optez pour un éditeur de solution e-procurement, il est important d’examiner les budgets et les besoins de l’entreprise. Le prix peut être un facteur important dans le choix d’un éditeur, mais il ne devrait pas être le facteur déterminant non plus.
La fiabilité de l’éditeur peut faire toute la différence sur les résultats financiers de votre entreprise, alors assurez-vous d’effectuer des recherches sur les fournisseurs potentiels, en mettant l’accent sur leurs antécédents, leur expertise et leurs offres de services.
Un éditeur compétent de solutions e-procurement peut réduire considérablement le fardeau administratif associé aux processus d’approvisionnement, à la gestion et à l’évaluation des demandes d’achats et à la gestion de votre base fournisseurs.
6) Créer un plan de déploiement qui optimise les ressources
Une fois que vous avez choisi un éditeur de logiciel e-procurement capable de répondre aux besoins d’approvisionnement de votre entreprise, vous êtes prêt à mettre en œuvre votre plan de déploiement e-procurement.
Toutefois, le processus de mise en œuvre doit également être examiné avec soin. Avant de dérouler le tapis rouge, assurez-vous qu’il y a suffisamment de ressources de votre côté pour le mener à bien, surtout en ce qui concerne votre équipe Achat et IT.
Dans ce cas, votre personnel informatique serait le plus impliqué dans la gestion du processus e-procurement, assurez-vous donc d’optimiser les ressources pour une mise en œuvre efficace.
Vous ne voudriez pas surcharger les gens qui sont la clé de la réussite de la mise en œuvre de votre stratégie e-procurement !
Assurez-vous que les lignes de communication sont claires et que chacun est conscient de son rôle et de ses responsabilités – l’éditeur e-procurement devrait également être contacté pour obtenir de l’aide dans la mesure du possible.
7) Offrir et mesurer le Retour du Investissement (ROI)
Le processus e-procurement ayant été mis en œuvre avec succès, il est nécessaire de suivre l’ensemble de la stratégie et du processus au cours des prochains mois. Les entreprises ont besoin de savoir si leurs investissements dans l’e-procurement valent la peine d’être dépensés, et cela ne peut être clair que si les progrès de la stratégie d’achats électroniques sont suivis et mesurés.
Gardez à l’esprit les KPIs qui ont été élaborés plus tôt pour mesurer le succès de la stratégie et prenez note de tous les problèmes qui ont surgi au cours des derniers mois de la mise en œuvre.
Les données et les renseignements recueillis peuvent ensuite servir à apporter les améliorations nécessaires et à atténuer les risques.
En général, la stratégie e-procurement d’une organisation devrait être intégrée à la stratégie globale de l’entreprise afin de s’assurer que les objectifs opérationnels sont atteints.
