Le Processus Achats dans une entreprise en vidéo

Les Processus Achats

Les achats réalisés “à la main” ont un effet cascade sur les résultats d’une organisation. Un achat routinier génère des liasses de documents et nécessite trop de va-et-vient quand on a besoin d’une vérification.
L’inefficacité dans la gestion des achats a coûté aux organisations une énorme partie de leur budget via les retards de livraison, les négociations omises et les conflits de transaction.

Tenter d’accélérer le processus achats avec des outils obsolètes tels que des feuilles de calcul et des e-mails, c’est comme essayer de démarrer un micro-ondes avec du silex.
Pour profiter des remises sur les achats et les paiements anticipés, les organisations doivent se séparer des pratiques d’approvisionnement datant de l’âge de pierre et adopter des solutions technologiques performantes.

Des outils d’approvisionnement modernes peuvent transformer une stratégie achat douloureusement lente en une classe mondiale du jour au lendemain. Si votre processus Achats repose toujours sur d’anciens outils, il est temps pour une refonte technologique majeure !

Voici tout ce que vous devez savoir pour accélérer le processus Achats.

Qu’est-ce que l’approvisionnement ?

L’approvisionnement fait référence aux techniques, aux méthodes structurées et aux moyens utilisés pour rationaliser le processus achats d’une organisation dans le but d’atteindre les résultats souhaités tout en réduisant les coûts, minimisant le temps passé et en établissant des relations gagnant-gagnant avec les fournisseurs.

Dans le cadre des processus achats, les achats peuvent être de nature directe, indirecte, réactive ou proactive.

Qu’est-ce qu’un processus Achats ?

Un processus achats est la série d’actions qui sont essentiels pour obtenir des produits ou des services, de la demande à l’approbation du bon de commande, à la facture.

Bien que nous utilisions approvisionnement et achats de manière interchangeable, ils diffèrent légèrement.

Bien que l’achat soit le processus global d’obtention des biens et services nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation, l’approvisionnement décrit les activités impliquées dans leur obtention. Le processus d’approvisionnement dans une organisation est unique à son contexte et à ses opérations.

Indépendamment de l’unicité, chaque processus de gestion des achats se compose de 3 P, à savoir le processus, les personnes et les formalités administratives (papier).

1. Processus

La liste des règles qui doivent être suivies lors de l’étude préalable de la commande, la commande elle même, l’obtention et paiement des biens / services.

Les points de contrôle / étapes augmentent selon la complexité de l’achat.

2 Personnes

Il s’agit des parties prenantes et de leur responsabilité spécifique dans le cycle d’approvisionnement. Ils se chargent d’initier ou d’autoriser toutes les étapes du processus. Le nombre d’acteurs impliqués est directement proportionnel au risque et à la valeur de l’achat.

3. Papier

Il s’agit de la paperasserie et de la documentation impliquées à chaque étape du processus d’approvisionnement, qui sont toutes collectées et stockées pour des raisons de référence et d’audit.

Quel est le flux du processus Achats ?

Pour maintenir un processus de gestion des achats équitable, transparent et efficace, une bonne compréhension des flux d’achats est essentielle.

Bien que le processus Achats des organisations diffère les uns des autres, le diagramme ci-dessous résume les étapes importantes d’un processus d’approvisionnement.

Étapes d’ un processus Achats

Chaque processus Achats comprend plusieurs éléments, y compris la détermination des exigences, la recherche de fournisseurs, l’analyse de valeur, le lancement d’une demande d’achat, la phase de révision, la conversion en bon de commande, l’administration des contrats, le suivi / évaluation de la commande reçue, l’appariement des trois, l’exécution des paiements et la tenue des registres.
Voici les étapes importantes du processus Achats :

Étape 0: La reconnaissance

L’étape préliminaire d’un processus Achats consiste à reconnaître la nécessité d’un produit. Qu’il s’agisse d’une toute nouvelle commande ou d’un achat récurrent, les besoins sont analysés et la disponibilité est vérifiée avant de créer une demande d’achat.

Étape 1: Demande d’achat

En règle générale, un processus Achats commence par une demande d’achat. Le demandeur envoie une demande d’achat (papier, électronique ou téléphone) au service des achats.

Étape 2: Analyse de la demande

La demande d’achat est ensuite examinée par l’équipe achats / finance. Les demandes approuvées deviennent des bons de commande, tandis que les demandes rejetées sont renvoyées au demandeur avec la raison du rejet. Tout cela peut être géré avec un simple logiciel de bon de commande

Étape 3: Approbation du budget

En entreprise, une fois que l’équipe achats a levé un bon de commande, celui-ci est transmis au service comptable pour recevoir l’approbation budgétaire.

Étape 4: Demandes de devis

Une fois le budget approuvé, l’équipe d’approvisionnement transmet plusieurs demandes de devis (appel d’offres) aux fournisseurs dans le but de recevoir et de comparer les options afin de sélectionner le fournisseur idéal.

Étape 5: Négociation et contrat

Une fois qu’un fournisseur est sélectionné, et la négociation puis la signature du contrat validées, le bon de commande est ensuite transmis au fournisseur. Un contrat mutuel et légal s’active juste après qu’un fournisseur accepte un bon de commande.

Étape 6: Réception des biens / services

Le fournisseur livre les biens / services promis dans les délais stipulés. Après les avoir reçues, l’acheteur examine la commande et informe le vendeur de tout problème avec les articles reçus.

Étape 7: Réconciliation / Appariement

À cette étape, trois documents contiennent les bons de commande, les bordereaux d’emballage (qui accompagnent la commande) et les factures fournisseurs qui sont rapprochés pour identifier les discordances et garantir l’exactitude de la transaction. Les écarts doivent être corrigés une fois qu’ils ont été découverts.

Étape 8: Paiement de l’approbation de la facture

Une fois l’appariement tripartite terminé, la facture est approuvée et envoyée au traitement des paiements en fonction des normes organisationnelles.

Étape 9: Tenue des registres

Après le processus de paiement, les acheteurs en font un enregistrement pour la comptabilité et l’audit. Tous les documents appropriés, des demandes d’achat aux factures approuvées, sont stockés dans un emplacement centralisé.

Pourquoi devriez-vous automatiser votre processus Achats ?

Un solide logiciel d’automatisation des achats peut rationaliser le processus Achats et le rendre transparent. Aucune information n’est perdue et les parties prenantes peuvent soulever, approuver ou rejeter des articles en temps et en heure.

Un processus Achats rationalisé offre un meilleur contrôle sur toutes les étapes du cycle de vie de l’approvisionnement.

De plus, un logiciel d’automatisation des achats efficace :

• Minimise le chaos créé par la paperasse
• Raccourcit le cycle des approvisionnements
• Réduit l’intervention et les erreurs de dépendance humaine
• Réduit la charge de travail de toutes les parties prenantes
• Maintient le processus Achats précis et cohérent
• Crée de la transparence dans les flux achats
• Respecte le cycle d’approvisionnement prédéfini

Le choix d’un logiciel de gestion des processus achats automatisé plutôt que de dépendre des e-mails et des feuilles Excel accélérera le processus Achats, garantira une grande précision, améliorera l’efficacité et économisera du temps et des ressources.

Fonctionnalités indispensables dans un système de gestion des achats

Alors que la plupart des systèmes de gestion des achats promettent la même liste d’avantages, leurs fonctionnalités intégrées les distinguent les uns des autres.

Voici les fonctionnalités essentielles que les organisations doivent rechercher dans un logiciel de gestion des achats :

• Contrôle des dépenses (avec des règles personnalisées et des circuits de validation)
• Contrôle à distance (stockage cloud centralisé)
• Atténuation des risques (avec pistes d’audit, accès basé sur les rôles et visibilité conditionnelle)
• Intégration facile (intégration d’API avec d’autres applications Achats)
• Rapports pertinents (obtenez des informations exploitables à partir de rapports en temps réel)
• Personnalisation simple (glisser-déposer, constructeurs de formulaires)
• Modèles prédéfinis (pour raccourcir le cycle de mise en œuvre)
• Tableaux de bord interactifs (pour connaître l’état de toute demande en un coup d’œil)

Récapitulatif

Les outils d’automatisation des achats basés sur le cloud tels que Sourcing Force conviennent aux PME et aux entreprises de petite et moyenne taille. Sourcing Force permet aux organisations de créer un processus achats dynamique qui leur confère un avantage tactique.

Les organisations peuvent surmonter les obstacles d’approvisionnement auxquels elles sont confrontées avec des outils d’approvisionnement archaïques.

Les outils d’approvisionnement électronique d’aujourd’hui sont capables de redresser le flux du processus Achats en un tour de main. Sourcing Force offre les outils et les ressources dont chaque entreprise a besoin pour automatiser ses achats de bout en bout pour répondre à leurs besoins.

Et surtout, vous n’avez pas besoin d’un développeur pour automatiser votre processus Achats.

Vous recherchez un logiciel qui renforce le processus d’approvisionnement et minimise les risques de fraude et d’erreurs? Essayez Sourcing Force. C’est une solution conçue pour les acheteurs par des acheteurs, pour offrir une expérience d’approvisionnement que vous n’oublieriez pas.