La différence entre achats et approvisionnements

De nombreuses personnes utilisent les termes achats et approvisionnements de façon interchangeable, mais malgré leurs similitudes, ils ont des significations différentes. Clarifions toute confusion sur les différences entre achats et approvisionnements.

Le management des achats comprend le processus de sélection des fournisseurs (sourcing), l’établissement des modalités de paiement, le contrôle stratégique, la sélection, la négociation des contrats et l’achat réel des biens.

La gestion des approvisionnements vise l’acquisition de tous les biens, services et travaux essentiels à une organisation.

L’importance de la stratégie Achat

Étant donné que le management des achats est un terme général qui impacte plusieurs fonctions commerciales essentielles, il devrait être considéré comme un élément central de la stratégie d’entreprise.

Le management des Achats et l’identité de l’entreprise peuvent être étroitement liés.

Si votre entreprise construit (ou a construit) son identité autour d’une éthique soucieuse de l’environnement, alors votre stratégie Achat doit refléter cette décision. Des politiques Achats devraient être en place pour s’assurer que vous vous approvisionnez auprès d’entreprises ayant une éthique similaire, ou que vous vous approvisionnez en matériaux qui ne sont pas dangereux pour l’environnement.

Votre positionnement sur le marché doit refléter votre image de marque. Les clients sont sans aucun doute attirés par les philosophies et les pratiques d’une entreprise et recherchent souvent des entreprises dont les valeurs reflètent les leurs.

Les capacités et les problèmes de gestion de votre entreprise devraient également refléter cette image de marque.

Vous devez avoir les bonnes personnes en place pour mettre en pratique les croyances/philosophies que vous voulez diffuser.

Les étapes du processus Procure-to-Pay

L’alignement de votre fonction Achat avec votre stratégie d’entreprise n’est qu’une partie de l’objectif ultime des achats. Il faut aussi acheter des biens et des services.

Le processus d’approvisionnement de ces biens et services est connu sous le nom de cycle d’approvisionnement ou Procure-to-Pay.

L’ensemble du cycle Procure-to-Pay peut être un processus complexe comportant de nombreuses étapes :

• Identification des besoins
• Autorisation de la demande d’achat
• Approbation de la demande d’achat
• Approvisionnement
• Identification des fournisseurs
• Demandes de renseignements
• Réception du devis
• Négociation
• Sélection du fournisseur
• Enregistrement des factures
• Réconciliation
• Paiement au fournisseur

Bien que cette liste soit longue, la nature de votre entreprise déterminera l’étendue du cycle d’approvisionnement à payer que vous utiliserez.

Par exemple, si vous travaillez dans une grande entreprise multinationale, il se peut que vous deviez passer par une phase plus complexe d’identification des besoins. Par contre, si vous travaillez dans une petite entreprise, cette étape peut être rapide et simple.

L’utilisation des bons de commande (en particulier ceux générés par une solution e-Procurement telle que Sourcing Force) est essentielle, quelle que soit la taille de votre organisation.

L’utilisation des cartes de crédit ou de l’email ne simplifie en rien l’acte d’approvisionnement, c’est le contraire dans beaucoup de cas.

Le processus d’approvisionnement

Les approvisionnements sont un sous-ensemble de la fonction Achats. Les approvisionnements se réfèrent généralement simplement à l’acquisition de biens ou de services. La gestion des approvisionnements comprend souvent la création de la commande, la réception et le paiement.

Dans le cadre du cycle global Procure-to-Pay, les étapes spécifiquement liées à l’approvisionnement sont :

• Création du bon de commande
• Accusé de réception du bon de commande
• Préavis d’expédition
• Entrée de marchandises
• Enregistrement des factures
• Réconciliation des factures
• Paiement au fournisseur

Contrairement à l’ensemble du cycle Achat, les étapes explicitement liées aux approvisionnements ne devraient pas être adaptées à la taille et à la portée de chaque entreprise.

Il s’agit là d’étapes fondamentales d’un bon achat et elles devraient être utilisées régulièrement comme une pratique exemplaire dans toutes les entreprises.

Un logiciel d’e-procurement permettant l’approvisionnement en ligne des biens et services offre un gain de productivité non négligeable.

Conclusion

Étant donné que l’approvisionnement est un processus qui fait partie du processus achat global, les achats et approvisionnements sont souvent utilisés de façon interchangeable.

Dans le monde des affaires, l’utilisation d’une terminologie similaire dans la conversation ou dans les documents est une pratique courante, bien qu’elle prête souvent à confusion et devrait être évitée.

Le management des Achats porte sur les activités de sourcing fournisseurs, la négociation et la sélection stratégique des biens et services qui sont habituellement importants pour une organisation.

Les approvisionnements sont le processus par lequel les biens et services sont commandés. Les approvisionnements peuvent généralement être décrits comme la fonction transactionnelle de l’achat de biens ou de services.

Le Processus Achats dans une entreprise en 2022