Pour en finir avec les factures papier

Dernière étape du cycle d’achat, la gestion des factures papier s’avère coûteuse alors qu’elle ne dégage pas de valeur ajoutée.

Difficile à mettre en œuvre, la dématérialisation fiscale permet pourtant d’économiser jusqu’à 2 % du montant des achats.

L’arrivée à maturité des technologies et du cadre juridique pourrait (enfin) faire décoller ce projet en entreprise.

Après avoir dématérialisé les flux « commande » et « livraison » au travers de solution e-Procurement ou par des liaisons EDI (Echange de Données Informatisé), les entreprises s’attaquent à la facture papier.

«Elles cherchent à réduire leurs coûts en supprimant les traitements manuels afin d’accélérer et de fiabiliser les échanges.
Le traitement de la facture papier est particulièrement lourd dans le cycle achat»

Synthétise Franck Carrere, associé responsable du Département Système d’Information de Gestion chez Deloitte & Touche.

Les objectifs poursuivis lors de ces projets sont très proches de ceux de la commande ou de la livraison :

• Un archivage fluide et un accès immédiat à la pièce archivée
• Le partage de l’information entre acteurs même distants (acheteurs, approbateurs, comptables, fournisseurs)
• L’optimisation du processus de contrôle facture (surtout dans le cas d’achats de services),
• La dématérialisation fiscale (ou le «tout électronique»)

Potentiel : 1 à 2% du montant des achats

Contrairement à d’autres activités, le traitement des factures papier est un processus coûteux qui ne génère pas de valeur ajoutée.

Le coût moyen de traitement s’élève à 27 euros hors litige : 17 pour l’acheteur et 10 pour le fournisseur.

L’automatisation des traitements permet de dégager :

«1 à 2 % du montant de ses commandes avec un retour sur investissement qui tourne autour de 12 à 18 mois pour couvrir 80 % des factures»

Estime François Genin, directeur stratégie SRM/eProcurement de PeopleSoft.

La Bred estime de son côté que la suppression des factures papier et le traitement électronique de la facture apportent une réduction des coûts de plus de 50 %, tant pour l’émetteur que pour les destinataires.

La part importante de l’acheteur s’explique par les efforts de rapprochement entre la commande, la livraison et la facture.

Le coût moyen du rapprochement commande/facture s’élève à 15 euros et celui du règlement à 11 euros précise une étude de CSC Peat Marwick.

En automatisant ce rapprochement, l’entreprise peut se concentrer sur le plus gros gisement d’économies : les litiges.

Le Boston Consulting Group estime qu’une facture sur cinq est contestée et la plupart des analystes estiment que le coût d’un litige peut facilement atteindre plus de 10 fois le coût de traitement d’une facture.

Le principal intérêt de la dématérialisation est donc de réduire le nombre de litiges et d’accélérer leur résolution.

Un cercle vertueux pour l’acheteur comme pour le fournisseur

Si l’on considère souvent la dématérialisation des factures pour les économies qu’elle peut générer, les avantages en termes de réactivité, de fluidité et d’accélération des processus sont nombreux.

Spécialiste du domaine, Franck Carrere note quatre apports dans le cadre de l’optimisation des flux intra-groupes parfois oubliés, difficilement chiffrables et pourtant très importants :

• Un lieu unique et incontestable de référence pour émetteurs et récepteurs
• Un vecteur d’applications de règles et de référentiels communs
• L’optimisation des flux de trésorerie
• La capacité de faciliter les changements de périmètres

Ce sont généralement les grands donneurs d’ordres tels que EDF, France Telecom ou Danone qui imposent plus ou moins la dématérialisation à leurs fournisseurs. Mais les fournisseurs ont également intérêt à dématérialiser leurs factures car les coûts de traitement peuvent être divisés par 2 de leur côté.

«Une entreprise qui met en place ce genre de système obtient un coût d’édition et d’envoi entre 0,38 et 1,12 dollar contre 2 à 5 dollars pour le papier»

estime Penny Gillespie, analyste senior au Giga Group.

D’autre part, la dématérialisation des factures facilite l’automatisation du recouvrement en améliorant la traçabilité de la facture dans l’environnement client.

Elle permet en outre d’anticiper les problèmes d’approbation et les litiges tout en fluidifiant les flux d’encaissement.

Dans la pratique, l’EDI reste à ce jour le principal vecteur des factures dématérialisées. Mais le recours à des simples fichiers signés offre davantage de perspectives, notamment pour les entreprises modestes.

Deux types de dématérialisation

On distingue en fait deux types de dématérialisation qui n’offrent pas les mêmes bénéfices et ne répondent pas aux mêmes contraintes juridiques et techniques.

La dématérialisation fiscale (ou à la source) consiste à ne jamais imprimer de facture papier.

C’est donc une dématérialisation complète, de bout en bout, du fournisseur à l’acheteur. La facture numérique fait foi.

Cette approche présente le plus gros potentiel d’économie. Mais elle est aussi soumise à un cadre juridique très contraignant.

La dématérialisation peut aussi être synonyme de numérisation de documents papier à des fins d’archivage notamment.

Par exemple, l’acheteur réceptionne des factures papier puis les scanne pour pouvoir ensuite automatiser les traitements.

Cette seconde approche est plus facile à mettre en œuvre sur un plan technique mais elle oblige à conserver deux exemplaires de la facture – papier et numérique – car c’est le document papier qui fait foi.

Les économies potentielles ne sont pas négligeables. En revanche, cette dématérialisation ne fluidifie et n’accélère pas les échanges au même point que la dématérialisation fiscale.

Les bénéfices de la dématérialisation

• Plus de productivité
• Réduction des coûts de traitement et d’envoi / Identification rapide des cas de non-réception / Identification immédiate des accords et/ou des litiges / Automatisation des relances des factures impayées
  Coûts de fonctionnement plus faibles
• Élimination des flux papier et des coûts associés
  Réduction du DSO

• • Meilleures relations acheteur-fournisseur
• • Amélioration de la relation client : premiers pas vers une véritable application de CRM