Les bénéfices de l’e-procurement

Les bénéfices d’une solution Procure-to-Pay en vidéo

Les bénéfices qu’apporte une solution d’e-Procurement

Les bénéfices de l’e-procurement sont incontestables pour les entreprises.

En effet, dans un contexte de globalisation des marchés et un environnement de plus en plus compétitif, les entreprises doivent faire face à une pression sur les coûts toujours plus forte.

Dans cette perspective, la mise en œuvre d’un outil e-Procurement engendre des gains avérés.

Au travers les témoignent et les retours d’expérience d’un certain nombre d’entreprises, nous passons en revue les principaux bénéfices de l’e-procurement.

Réduction des coûts d’achat

Une fois l’outil e-Procurement implémenté, il offre une visibilité accrue sur les achats transitant dans l’outil.

Cette meilleure connaissance des achats (par familles, fournisseurs,…), permet d’optimiser le parc fournisseurs, de massifier les achats et donc d’obtenir de meilleures conditions d’achat.

En effet, en accordant à un fournisseur une certaine « exclusivité » sur une catégorie d’achat, l’acheteur bénéficie d’un fort pouvoir de négociation dans le renouvellement ou la création de contrats cadres.

Finalement, les gains communément annoncés sont significatifs et évalués dans une fourchette de 4 à 20 %.

Quelques annonces de succès dans l’e-Procurement :

• Fournier Pharma a réduit de 50 % le nombre de références achetées.
• Le projet de Thomson a permis d’unifier la base fournisseurs et de la diviser par huit.
• Pechiney, aujourd’hui Alcan, déclare une réduction de 4 à 5 % sur ses achats réalisés via l’e-procurement.
• Legrand fait état d’une réduction des coûts d’achat de 5 %.
• Pemex a négocié une réduction de 6 % en moyenne sur les contrats d’un an.
• HP a négocié une réduction des prix à hauteur de 1,8 Md $.

Maîtrise des dépenses internes

Un autre bénéfice de l’e-procurement est l’outil de passation de commande et les workflows d’approbation. Ils permettent un contrôle interne plus efficace grâce à un suivi précis des dépenses.

En réduisant ainsi les achats sauvages et en améliorant la conformité aux contrats cadres négociés, la visibilité accrue sur les dépenses permet d’accroître la part des achats sous contrôle.

Ce qui peut contribuer à des économies de l’ordre de 5 à 10 %.

L’utilisation systématique de l’outil par les utilisateurs contribue de plus à la diminution du taux de factures sans commande.

Quelques annonces de succès dans l’e-Procurement :

• Cables & Wireless a pu réduire de 55 à 7% les achats avec «commandes de régularisation ».
• Le taux de compliance est passé de 10 % à 75 % chez ABB Business et a atteint 80 % chez HP.
• Le projet d’Intel a permis de réduire à moins de 3 % les achats sauvages.

Amélioration des processus achat internes

La gestion électronique du processus d’approvisionnement combinée à la mise en œuvre de workflows d’approbation, à un contrôle budgétaire effectif et à une intégration aux systèmes back-office, permet de matérialiser des gains de productivité interne significatifs :

• optimisation du processus administratif ;
• réduction du cycle d’approvisionnement ;
• élimination des ressaisies ;
• diminution des erreurs de commande et des litiges.

De plus, les communications manuelles (email, fax et téléphone) sont fortement réduites, voire éliminées, tout comme les commandes papier.

La réduction des délais d’approvisionnement conduit par exemple à la réduction des stocks et par conséquent à celle des frais associés (inventaires, maintenance…).

Quelques annonces de succès dans l’e-Procurement :

• British Airways témoigne d’une réduction de 40 % sur les coûts de transaction, soit 440 M€ d’économie de personnel entre 2 ans. De plus la productivité a été améliorée de 48 %.
• Alfa (conglomérat mexicain) a pu réduire ses coûts de transaction de 30 $ à 16 $, voire à 2 $ pour les achats sous contrats.
• Après 21 mois d’exploitation, Fournier Pharma a pu constater une réduction à 0 du nombre d’erreurs et un nombre de litiges déclarés inférieur à 1 %.
• Le nombre de personnes nécessaires pour passer les commandes a été réduit de 70% chez Honeywell.
• Legrand a pu observer une réduction du cycle entre expression du besoin et envoi du bon de commande de dix à deux jours.
• Pemex a réduit le cycle d’approvisionnement de 72 %.

Enfin, l’e-Procurement permet le transfert de l’acte de passation de commandes des acheteurs vers les utilisateurs finaux.

Les acheteurs peuvent ainsi se recentrer sur des activités plus stratégiques et à forte valeur ajoutée, et passer moins de temps sur des tâches purement administratives.

Intégration technique des fournisseurs

Lorsqu’elle atteint le niveau d’intégration d’ERP à ERP (réception de la commande directement dans le back-office du fournisseur), les bénéfices de l’e-Procurement peuvent être substantiels pour les fournisseurs.

Notamment en termes d’amélioration des processus internes, de fluidification et d’accélération des échanges avec les clients acheteurs (conduisant généralement à une contraction du délai de paiement…).

Ces gains opérationnels pour le fournisseur peuvent être répercutés financièrement aux acheteurs : des remises dites « de connectivité » peuvent en effet être négociées. Celles-ci peuvent devenir particulièrement intéressantes lorsque l’intégration des fournisseurs s’inscrit dans une vision plus globale de l’e-achat, par exemple en y incorporant la dématérialisation de la facture. En effet, avec la transparence sur la facturation, les fournisseurs peuvent suivre les mouvements de leurs factures.

Ainsi ils planifient mieux leur comptabilité et leur gestion de stock. Ce qui constitue une nouvelle occasion pour les acheteurs de renégocier leurs conditions de paiement et/ou d’achat.

En adoptant l’e-procurement, Anglo Platinum a pu réduire le cycle de compte fournisseurs de 45/90 jours à 3 jours.

L’environnement réglementaire, un autre bénéfice de l’e-Procurement

D’autres bénéfices de l’e-Procurement :

• la traçabilité des processus et des achats ;
• le stockage et l’archivage des transactions ;
• l’automatisation des imputations budgétaires ;
• la sécurisation sur le contenu des commandes (par exemple en rendant impossible une commande si non-respect des exigences en matière de mentions obligatoires) et sur les échanges.

La transparence des processus, et la meilleure visibilité sur les dépenses qui en résultent, permettent notamment de respecter les règles de contrôle interne renforcées par Sarbanes Oxley et la loi sur la sécurité financière.

La technologique e-Procurement est aujourd’hui stabilisée

Les solutions ont atteint une certaine maturité tant sur le plan des fonctionnalités que des modèles économiques proposés permettant ainsi de tirer tous les bénéfices de l’e-procurement.

Les fonctionnalités classiques de l’e-Procurement se sont standardisées et les processus industrialisés, permettant une simplicité d’utilisation de l’outil et une simplification de la maintenance de la solution.

Les offres, qui se limitaient auparavant au seul e-Procurement, couvrent désormais la palette globale du Source-to-Pay, même si en Europe, et contrairement aux États-Unis, la dématérialisation des factures n’en est qu’à ses débuts.

Les réseaux fournisseurs ont atteint une taille critique, permettant ainsi d’accélérer et de simplifier le processus d’enrôlement des fournisseurs.

D’un point de vue économique, les solutions sont devenues plus accessibles et donc plus attractives.

Par exemple, dans le cas des places de marché, une distinction s’opère entre un modèle buyer centric où les revenus proviennent principalement des clients acheteurs et un modèle mixte où les revenus sont répartis entre clients acheteurs et fournisseurs.

Cet assainissement profite aux différents acteurs du marché de l’e-procurement, éditeurs de solutions et places de marché.

Les grands éditeurs de progiciels (SAP, Oracle) ont rattrapé leur retard par rapport aux solutions best-of-breed en développant des offres e-Procurement fondées sur des modules spécifiques et intégrées à des offres couvrant la totalité du spectre du processus achat (décisionnel, sourcing, approvisionnement, gestion de la relation fournisseurs, gestion du contenu, analyse des dépenses…), ou en rachetant ces acteurs.

Les bénéfices de l’e-procurement sont nombreux. Les places de marché arrivent enfin à la rentabilité ; les volumes d’achats et le nombre de transactions transitant par leurs hubs de connectivité sont désormais très significatifs et continuent de progresser.

Ces éléments favorisent une résurgence de l’e-Procurement et nombre de sociétés s’interrogent sur la façon :

• soit de renforcer leur projet e-Procurement pour optimiser les investissements réalisés.
• soit de lancer une initiative e-Procurement, perçu désormais comme levier de leur stratégie achat.