E-procurement : Définition et Avantages

e-Procurement définition :

Le concept d’e-procurement regroupe l’ensemble des solutions logicielles dont l’entreprise dispose pour effectuer ses achats et ses approvisionnements via internet.

Auparavant cantonné aux achats dits « de gommes et de crayons », l’e-procurement s’est élargi aux achats de production.

Il devient aujourd’hui une véritable alternative pour optimiser la gestion de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.

Avantage de l’e-procurement n°1 : optimiser la chaîne d’approvisionnement

Avec Internet, la fonction achat dispose désormais d’une multitude de services pour gérer efficacement et à moindre coût l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

L’e-procurement est donc en passe de modifier les pratiques d’achat traditionnelles considérées, à tort ou à raison, comme peu productives et bien trop gourmandes en heures de travail.

Qu’il soit utilisé pour effectuer des opérations de sourcing (recherche d’informations sur les produits, les fournisseurs,), de veille ou d’achats, l’e-procurement permet de rationaliser le processus d’achats en réduisant son coût et sa durée. Plus encore, il offre à l’entreprise l’opportunité de réorganiser la fonction achat, de simplifier les démarches et d’optimiser l’enchaînement des tâches.

Plus simple à utiliser et à mettre en place que les systèmes ERP traditionnels, lourds et rigides, l’e-procurement est un nouveau mode de gestion de travail qui, n’en doutons pas, modifiera en profondeur les comportements des acheteurs et des fournisseurs.

Dans une organisation reposant sur l’e-procurement, l’acheteur gère individuellement ses commandes auprès des fournisseurs qu’il choisit. Il regroupe les informations sur les produits et les prestations offertes, collabore à la préparation des contrats, surveille assure le suivi des commandes. Il dispose d’informations précises sur les produits et services via des catalogues en ligne qui lui présentent en détail les caractéristiques (images, fiches, son, vidéo…), les spécifications techniques, les conditions de vente… Enfin il peut générer automatiquement les transactions.

Cette centralisation des procédures d’achat vers un seul service, voire une seule personne, représente un gain de temps considérable par rapport aux organisations de travail « classiques » des directions achats.

Avantage de l’e-procurement n°3 : le temps, un gain précieux

Acheter prend du temps. Rechercher des fournisseurs dans le monde entier, comparer les différentes offres et les nombreux services… autant de tâches fastidieuses qui poussent l’acheteur, par manque de disponibilité, à se rabattre essentiellement sur le marché domestique. Mais pour combien de temps ? Car l’e-procurement, qui repose sur le web, est en train de révolutionner les pratiques d’achat en offrant à l’acheteur la possibilité de s’affranchir des frontières du temps et de l’espace. Désormais, contacter un fabricant coréen n’est pas plus difficile que d’entrer en relation avec un fournisseur cannois.

Via le web, la recherche de fournisseurs (le sourcing) est plus rapide, plus interactive, et devient un complément indispensable à l’utilisation des supports traditionnels que sont le téléphone et le catalogue papier. En effet, pour l’acheteur averti, le web offre une quantité considérable de moteurs de recherche, de portails, de newsgroups, d’e-zines qui lui permettront de sélectionner ses fournisseurs potentiels dans un marché devenu mondial.

Avantage de l’e-procurement n°4 : réduire les coûts de la chaîne d’approvisionnement

Evidemment, le souci de réduire les coûts d’approvisionnement est apparu bien avant Internet et il existe de nombreuses solutions d’optimisation de gestion. L’apport réel du web consiste à rendre accessible ces données en temps réel sans avoir à effectuer d’investissements lourds. Les informations sont consultables à l’aide d’un simple navigateur depuis n’importe quel PC connecté au web. Et c’est l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement qui peut être mis en réseau afin que tous les intervenants puissent collecter ou modifier l’information interne et externe. Bénéficier d’une information mise à jour et en temps réel sur les disponibilités des produits permet de réduire les stocks, d’adapter au mieux les achats en fonction de la demande par nature fluctuante.

L’e-procurement permet donc de disposer quasi instantanément de données sur des milliers de fournisseurs, de services et de produits.Mais quels sont les outils et méthodes mis à la disposition de l’acheteur afin qu’il puisse ne plus perdre de temps… voire en gagner ?

Avantage de l’e-procurement n°5 : les appels d’offres en temps réel, même pour les PME

Les appels d’offres en ligne se généralisent en France grâce au e-procurement. Bien que la consultation d’appels d’offres via le net soit monnaie courante, le dépôt d’appels d’offres demeure plus rare. Autrefois réservée aux grands groupes, cette pratique semble faire une timide percée au sein des PME connectées au web.

Dans la pratique, l’acheteur se rend sur un site d’appels d’offre et dépose anonymement une offre en indiquant le type de produit et les modalités de livraison. Il définit la date, l’heure et la durée de l’enchère et dispose alors de deux options : soit il réserve cette enchère à un groupe pré-défini de fournisseurs, soit il ouvre les enchères à tous types de fournisseurs. Il indique enfin s’il adjugera le contrat au moins offrant ou s’il se réserve le droit de choisir un autre fournisseur.

Les fournisseurs connectés font leur offre en temps réel. Sur leur écran, ils ne peuvent voir que leur offre ainsi que l’offre la plus basse. Durant la phase de « négociation préliminaire », l’acheteur sélectionne un petit nombre de fournisseurs, puis les réunit dans une salle des ventes virtuelle sécurisée et accessible par mot de passe. Les offres sont faites jusqu’à l’adjudication du contrat.

Le principal avantage de ces salles d’enchères virtuelles est de limiter les recherches de fournisseurs ainsi que la durée des négociations. L’acheteur dispose d’une plate-forme qui lui permet d’entrer en contact avec de nouveaux fournisseurs potentiels et il peut comparer un grand nombre de propositions simultanément et quasi instantanément. La diffusion de l’annonce et la consultation des réponses se font en quelques heures. Enfin, certains sites proposent des services personnalisés tels que l’identification des fournisseurs potentiels, des outils de comparaison et de veille.

Avantage de l’e-procurement n°6 : les places de marché

Les places de marché sont des plates-formes virtuelles accessibles via Internet sur lesquelles sont réalisés des échanges de produits et de services. Elles peuvent être verticales (un seul secteur d’activité) ou horizontales, mais aussi privées ou ouvertes à toutes entreprises.
On estime qu’en 2024, les places de marché virtuelles représenteront 73% du commerce électronique inter-entreprises.

L’atout premier est que ces espaces sont de véritables communautés au sein desquelles un grand nombre d’opinions et d’informations (sur les fournisseurs) circulent. Mais l’anonymat étant requis pour faire une offre. L’acheteur pourra éprouver quelques réticences en l’absence de garantie sur la qualité des produits et des services. Les coûts d’adhésion à certaines places de marché sont parfois élevées et peuvent constituer un frein pour certaines PMI/PME. Notons que les place de marchés virtuelles sont le plus souvent utilisées par les grand groupes et leur filiales.

Avantage de l’e-procurement n°7  : les catalogues en ligne

Les catalogues en ligne sont des programmes reposant sur la technologie du web qui permettent à chaque acteur de la fonction achat d’accéder en externe ou en interne, aux produits et prestations de divers fournisseurs. L’acheteur peut ainsi trier, sélectionner et commander en ligne les produits ou services de son choix. Cette pratique qui peut représenter un investissement relativement élevé en matériel permet toutefois de réduire de 50% le processus d’achat. Les catalogues présentent l’avantage d’offrir un inventaire standard à toute la fonction achat mais ne permet pas d’entamer de négociations de prix ou de conditions.

L’e-procurement en chiffres

Selon une étude menée par Kearney Interactive, le marché des achats de fonctionnement devrait représenter 10 milliards d’euros en 2025
Le marché du e-procurement devrait quand à lui atteindre 5 milliards et réduire les coûts de fonctionnement de 2 milliards d’euros (pour moitié pour les PME et pour moitié pour les grandes entreprises). Par ailleurs, l’étude relève que plus une entreprise est petite, plus les achats constituent une partie importante de son chiffre d’affaires. Et de conclure qu’à l’horizon 2025, ce sont pas moins de 70% PME qui auront recours à l’e-procurement.