Vous allez devoir prendre du recul et observer comment les pratiques commerciales actuelles traitent les approvisionnements et les demandes d’achat pour, par la suite, envisager le contrôle de ce que les employés achètent et comment ils traitent ces achats.

Intégration des demandes d’achat et des commandes d’achat

En supposant que votre organisation n’utilise pas actuellement de bons de commande, il est également probable que vous ne gériez pas les demandes d’achats que vos employés font lorsqu’ils veulent acheter quelque chose.

L’utilisation des bons de commande, en particulier par le biais d’un logiciel d’achat en ligne, vous permettra d’effectuer des transactions efficaces, de contrôler et d’avoir une visibilité sur les dépenses de votre entreprise.

Demandes d’achat

Les demandes d’achat sont une requête de commande d’articles ou de service utiles à vos employés dans le cadre de leur travail. De nombreuses organisations permettent simplement à leurs collaborateurs d’envoyer leurs demandes par courriel à un gestionnaire et de lui demander ensuite de faire les achats nécessaires.

L’ajout d’une étape de demandes d’achat avant le bons de commande offre deux avantages importants : la possibilité de gérer un budget pour les dépenses des employés et la possibilité de profiter de remises de volume sur les commandes importantes.

Vous devez créer un document de demande d’achat normalisé, que tous les salariés doivent ensuite utiliser. Cette procédure normalisée garantit que la réception des demandes d’achat ne fait pas perdre de temps aux valideurs. Une plateforme e-Procurement facilite et accélère la mise en place de ce processus achat.

Lorsque les employés commenceront à rédiger des demandes d’achat, vous serez en mesure d’estimer une moyenne mensuelle de dépenses et de suivre ce que vos employés achètent. Cela signifie que vous pouvez analyser la façon dont ils utilisent les fournitures et identifier les opportunités d’économies.

Un approbateur sera la personne qui gère le budget. Si les salariés dépassent cette somme, ce dernier peut refuser toutes les demandes d’achat qui ne sont pas immédiatement nécessaires.

Remises sur volume 

Une fois que les employés commencent à soumettre des demandes d’achat, l’approbateur peut facilement identifier les habitudes d’achat. Il peut alors soumettre des commandes en gros et demander des rabais s’ils sont disponibles.

Si les demandes sont créées numériquement, cela peut réduire considérablement le temps de traitement car les articles fréquemment utilisés peuvent être ajoutés à un e-catalogue hébergé ou Punchout du meilleur fournisseur au meilleur prix.

De la demande d’achat à la commande

Une fois que les demandes deviennent un processus standard dans votre organisation, l’étape suivante consiste à créer le processus de commande.

C’est probablement aussi simple que de contacter les fournisseurs et de les informer qu’à partir de maintenant, vous soumettrez un bon de commande avant d’envoyer le paiement pour les marchandises. Le fournisseur en sera probablement satisfait, car cela aidera considérablement les deux parties.

Une fois que votre approbateur a validé la demande d’achat, le demandeur transformera sa demande d’achat en bon de commande et l’enverra au fournisseur. Ce dernier, s’il y a lieu, communiquera toute préoccupation ou problème concernant l’achat, sinon, il expédiera la commande et la facture.

L’intégration des demandes d’achat et des bons de commande augmentera considérablement votre capacité à suivre les dépenses et à éliminer de nombreuses problématiques liés aux achats des employés et des entreprises.

La visibilité des dépenses de votre entreprise est essentielle et ce processus vous aidera à y parvenir.

À quoi ressemblent les bons de commande ?

Les commandes sont, en règle générale, un document PDF standard. Ils contiennent généralement des informations sur l’entreprise et les détails d’expédition, les informations sur le fournisseur (nom et adresse), les informations sur la commande (produit, prix et quantité), ainsi que des détails supplémentaires pour le fournisseur.

De nombreuses entreprises disposent d’un bon de commande normalisé avec des informations sur les stocks pour assurer l’uniformité.

Avec Sourcing Force, les bons de commande sont un peu différents. Au lieu d’être un document standard, les commandes sont générées après que l’approvisionneur a compilé toutes les commandes nécessaires pour un ou plusieurs fournisseurs. Les codes du grand livre général sont attribués à chaque commande, ce qui facilite l’intégration dans vos procédures comptables.

Plus d’information sur les bons de commande