Il s’agit d’un sujet critique ; les bons de commande (ou purchase orders) et leur utilisation sont un élément essentiel à la réussite de toute entreprise. Cet article est destiné à fournir à la fois une explication claire des processus de bons de commande pour les débutants et des conseils pour améliorer ces processus pour les spécialistes chevronnés de la finance ou des Achats.

Voir notre page sur les demandes d’achats

Alors…. Qu’appelle-t-on “bons de commande” ?

Les bons de commande sont des documents envoyés par un acheteur à un fournisseur avec une demande d’approvisionnement de biens et/ou de services. Le type d’article, la quantité, le prix convenu et le numéro de commande sont imprimés sur le bon : plus la commande est précise, plus les détails sont explicites et plus elle sera efficace.

Lorsqu’un fournisseur accepte un bon de commande, un contrat juridiquement contraignant est conclu entre les deux parties.
Important : l’acheteur doit toujours communiquer clairement et explicitement ses demandes au fournisseur afin qu’il n’y ait pas de confusion lors de la réception du bon de commande. De plus, en cas de refus de paiement de l’acheteur, le vendeur est protégé, le bon de commande étant un contrat exécutoire entre les deux parties.

En quoi les commandes et les factures sont-elles différentes ?

Les approvisionneurs rédigent des bons de commande. Les fournisseurs, quant à eux, préparent les factures. Dans certains cas, les acheteurs reçoivent une facture avec des conditions de paiement spécifiques (c’est-à-dire 30 jours net date de facture par exemple). Cependant, la commande et la facture contiennent des détails similaires. La facture (avec son numéro spécifique) fait généralement référence au numéro de commande afin de confirmer que les deux documents contiennent les mêmes informations et correspondent. La principale différence réside dans le fait que les détails techniques indiqués sur le bon de commande ne sont pas inclus sur la facture.

Exemple :
Thomas, l’approvisionneur a été avisé que le PDG a besoin d’un nouvel ensemble de bureaux. Il crée une commande d’achat avec la quantité et les besoins spécifiques (taille, etc.). L’entreprise responsable de la vente et de la fabrication des bureaux reçoit ensuite la commande. Une fois la confirmation de leur capacité à fournir les produits aux spécifications requises, le bon de commande est généré et approuvé. Une date de livraison est estimée et les bureaux sont expédiés. La facture est envoyée à Thomas ou au service comptabilité. Elle confirme la date d’échéance pour le paiement. Thomas vérifie ensuite la facture, le bon de commande et le bordereau de livraison pour s’assurer que les trois correspondent.

Pourquoi les bons de commande sont-ils importants pour votre entreprise ?

De nombreuses organisations renoncent imprudemment aux bons de commande parce qu’elles perçoivent les démarches administratives comme un frein à la productivité, ou simplement parce qu’elles ont déjà une relation de travail confirmée avec les fournisseurs. Lorsque les entreprises commencent à petite échelle, le processus d’achat est simple. Une fois qu’une entreprise grandit et que les demandes d’achat deviennent plus spécifiques, urgentes et/ou complexes, des problèmes de communication peuvent survenir si un bon de commande n’est pas utilisé ou si certains détails ne sont pas corrects.
Voir la vidéo sur le processus achat.

Si un salarié reçoit une commande et qu’il n’y a pas de bon de commande de référence, ce peut être un cauchemar pour les deux parties pour déterminer d’où provient la demande initiale. À ce moment-là, il est probable que le paiement et la facture aient été envoyés, ce qui place les deux parties dans une situation juridique beaucoup plus complexe.

Un bon de commande d’achat est un document juridique qui donne des instructions concrètes au fournisseur, ainsi qu’une piste d’audit qui peut être utilisée comme point de référence lorsque les choses ne se passent pas comme prévu.

Procédures manuelles : pourquoi cela ne fonctionne plus ?

Si votre organisation utilise actuellement un processus d’approvisionnement sur papier, c’est surement car vous créez trop de documents. La plupart des entreprises traitent jusqu’à sept documents au cours d’un cycle d’achat : les demandes d’achat, les bons de commande, les devis, les accusés de réception de commande, les notes d’avis, les notes de réception des marchandises, les bordereaux d’emballage et les factures. C’est beaucoup de documents à produire – et à suivre – pour un seul achat !

Bien qu’une bonne tenue des dossiers soit essentielle à l’efficacité et à l’efficience des achats et de l’approvisionnement, des problèmes avec les dossiers papier persistent. Les documents administratifs peuvent facilement être perdus, endommagés ou détruits accidentellement. Il est souvent difficile de repérer les demandes en double, les achats, les factures ou les transactions manquantes, ce qui peut coûter du temps et de l’argent à votre entreprise. L’utilisation du papier nécessite également un système de classement efficace et régulièrement mis à jour qui consomme de l’espace et des heures de travail.

L’utilisation d’un logiciel e-achat ou d’un système d’achat électronique comme Sourcing Force permettra de digitaliser l’ensemble de votre processus d’achat (c.-à-d. des bons de commande électroniques).
Le suivi de tous vos documents importants dans un seul système P2P centralisé facilitera la tâche de votre service achats et de votre service comptabilité fournisseurs.

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