Gestion des entreprises : comment optimiser vos fonctions support ?

Fonctions support et la stratégie des entreprises : quelle stratégie ?

Les fonctions support incluent : informatique, finance & comptabilité, ressources humaines, achats… Chacune fait l’objet de changements importants, que certains qualifieraient de révolutionnaires.

Si la mondialisation a davantage d’impact sur la production, les fonctions support sont plus touchées par la révolution numérique. Et de la même façon que l’on constate que la France a « raté » sa mondialisation, peut-on dire que nos entreprises sont en train de manquer le train du numérique ?

On ne parle pas des start-ups ; on parle de chaque entreprise qui doit définir une stratégie pour optimiser les processus de… la comptabilité fournisseur par exemple.

Car nous savons qu’il est désormais facile de scanner une facture et de traiter sa validation et son règlement dans un centre de services partagés (et ce quelque part dans le monde).

Les entreprises ont beaucoup travaillé sur la qualité de leurs produits, sur les innovations… elles doivent aujourd’hui réfléchir pour s’assurer qu’elles ne sont pas en train de perdre du terrain sur les 15 % que représentent les coûts des fonctions support.

Peu d’entreprises ont défini une véritable stratégie en la matière.

Digitaliser vos processus achats

Quelle est l’implication de la Direction Générale ?

Le comité de direction n’est pas toujours bien au courant des dernières innovations concernant les fonctions support. On a externalisé la paie, cela paraissait une bonne idée (et cela nous a permis de standardiser les feuilles de paie dans toutes les usines du groupe – formidable !).

Mais, cette appréciation est passive, la Direction Générale n’en a pas profité pour lancer une réflexion stratégique sur l’efficacité de toutes les fonctions administratives. Leur performance n’est pas considérée comme un facteur pouvant donner un avantage compétitif.

Chaque fonction est responsable de sa propre performance, la direction générale ne challenge pas assez, et la résistance au changement fait le reste. Outragés les DAF ? Mais bien sûr, on a examiné les possibilités de standardisation des processus, de mise en place de centres de traitement ayant un effet de taille ! Certains oui. La majorité non.

Gestion des entreprises : l’avènement du SaaS

Le développement de solutions SaaS change complètement la donne sur ces processus.

Une recherche pour « SaaS solutions for accounting » sur Google donne 1,4 millions de réponses. « Dématérialisation » 506.000.

L’avantage de ces solutions est qu’elles « obligent » la standardisation des processus. L’effort nécessaire pour cette rationalisation est rapidement amorti comparé aux gains obtenus (car ces solutions SaaS ne sont pas chères).

Sur les prestations informatiques, où la « sous-traitance » (on évite de parler d’externalisation) est nettement plus développée, on ne trouve pas souvent une réflexion exhaustive sur le sourcing des prestataires.

Trop souvent un développement est confié à l’extérieur pour des raisons de capacité et non pas parce que nous avons décidé lors d’une analyse make-or-buy que la maîtrise de la technologie concernée n’était pas stratégique.

En conclusion, les entreprises doivent conduire ces réflexions avant qu’il ne soit trop tard. C’est encore un facteur de compétitivité que les entreprises françaises doivent renforcer.

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