Compétences pour l’externalisation des achats

Compétences pour gérer des projets d’externalisation des achats

Pour répondre aux enjeux de l’externalisation des achats de classe C, les entreprises doivent se doter des compétences pour l’externalisation des achats permettant de gérer ces projets de transformation d’un nouveau type et de piloter l’organisation qui en résulte.

“Peu de choses sont impossibles à qui est assidu et compétent… Les grandes œuvres jaillissent non de la force mais de la persévérance”
Samuel Johnson

Les projets d’externalisation des achats sont nouveaux pour les entreprises, pour plusieurs raisons :

• Ils sont généralement transverses à l’entreprise et font donc intervenir des collaborateurs de multiples activités. Dans une logique plus fonctionnelle que hiérarchique, les enjeux de coordination et de pilotage de projet sont donc accrus par rapport à des projets plus classiques. Il faut notamment dans ce cadre formaliser des méthodologies de pilotage de projet pour limiter les risques liés au nombre d’intervenants
• Ils sont parfois multi-pays. Il faut donc disposer de collaborateurs capables de gérer des projets multi-sites, dans des environnements culturels et linguistiques hétérogènes
• Ils font intervenir différentes entreprises, notamment dans le cadre de projet d’externalisation. Il faut donc disposer des compétences sachant piloter des prestataires externes, contractualiser des engagements sur la durée à forts enjeux économiques

Si les compétences pour gérer l’externalisation des achats ne sont pas réellement nouvelles pour les entreprises, en revanche la capacité à en disposer durablement, tant qualitativement que quantitativement, est d’une tout autre ampleur, car les projets sont de plus en plus importants et longs.

Monter une équipe projet Achat

Si les entreprises peuvent partiellement avoir recours à des prestataires extérieurs pour se renforcer ponctuellement, il est impératif de pouvoir structurer de façon pérenne des équipes internes maîtrisant l’ensemble des compétences pour gérer l’externalisation des achats afin de mener à bien ce type de projet.

C’est pourquoi il convient, en l’absence de retour d’expérience significatif sur les projets d’externalisation des achats, de faire monter progressivement en compétence les équipes internes à travers des expériences « pilotes », en appliquant les quelques règles suivantes :

• cadrer sa stratégie d’externalisation ;
• former les gestionnaires de la relation au sein de l’entreprise ;
  – acheteurs
  – gestionnaires de contrats
  – équipes de négociation
  – pilotes de projets d’externalisation
  – pilotes d’entités internes de centres de services partagés
• renforcer les compétences en maîtrise d’ouvrage pour la gestion des interfaces fonctionnelles ;
• externaliser sur des activités simples, bien maîtrisées et préalablement rationalisées ;
• capitaliser sur les projets lancés pour développer une compétence interne rapidement ;
• se préparer à la notion d’adaptive sourcing : intégrer l’innovation et la transformation et gérer la flexibilité.

Préparer l’organisation interne pour gérer l’externalisation des achats

Cette montée en compétences pour gérer l’externalisation des achats est indispensable à la réussite des projets d’externalisation et doit se réaliser de façon pragmatique et dans la durée.

Il s’agit d’un véritable investissement déterminant la capacité de l’entreprise à pouvoir réussir ultérieurement des projets d’externalisation des achats.

Une fois l’organisation mise en place, l’entreprise doit alors disposer d’une nouvelle génération de managers capables de piloter les équipes à distance, soit parce que les activités ont été externalisées, soit parce qu’elles ont été délocalisées.

L’enjeu est de faire émerger de nouveaux profils, à forte dimension internationale, capables de piloter des prestataires.

Certaines entreprises ne se sont pas trompées en intégrant ces nouveaux types de managers de projets d’externalisation des achats dans leur vivier de cadres à « hauts potentiels ».

Ainsi les fonctions qui étaient autrefois le passage obligé pour accéder à des postes à responsabilités en interne sont progressivement remplacées par des activités liées à l’externalisation.

En effet, les compétences développées, notamment en terme de management, sont de plus en plus de même que celles recherchées et adaptées à un contexte international.

À titre d’exemple, les groupes anglo-saxons intègrent progressivement leurs futures « élites » dans des fonctions liées aux projets d’externalisation ou de mise en place de plateformes industrielles dans le cadre de leur stratégie de développement à l’international.