Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Les bons de commande sont des documents envoyés par l’acheteur aux fournisseurs pour confirmer un achat spécifique de biens ou de services.
Un simple petit document peut aider à dissiper la confusion logistique d’une entreprise en croissance.

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En quoi les bons de commande diffèrent-ils des factures ?

Les bons de commande sont émis par l’acheteur, qui veut s’assurer qu’il obtienne exactement ce qu’il a commandé, tandis qu’une facture est émise par le vendeur, qui veut s’assurer qu’il soit bien payé.

Les bons de commande sont d’abord envoyés par l’acheteur au vendeur, et ils décrivent exactement ce que la commande doit contenir et, quand elle doit arriver.

Il comprendra des éléments tels que la quantité d’articles, une description détaillée des articles, le prix, la date d’achat et les conditions de paiement. Un fournisseur envoie une facture uniquement après avoir approuvé l’achat.

Lors de la facturation, les fournisseurs incluent généralement le numéro de bon de commande inclus sur celui d’origine, afin que la comptabilité puisse s’assurer que les informations sur les deux formulaires sont identiques.

En quoi les bons de commande sont-ils différents des confirmations de commande ?

Les bons de commande sont utilisés pour confirmer officiellement les achats et sont envoyés par l’acheteur au vendeur.

En revanche, les confirmations de commandes sont envoyées par les vendeurs aux acheteurs afin de confirmer une vente avant que la commande ne soit exécutée.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des bons de commande?

Lorsque la plupart des petites entreprises démarrent, elles renoncent à un processus de gestion au profit d’une approche plus informelle.
Mais à mesure que les entreprises se développent et que leurs achats deviennent plus complexes, détaillés et urgents, un simple système d’achat au comptant créera la confusion.

Voici quatre des raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises utilisent des bons de commande.

1

Ils vous offrent une protection juridique

Supposons que votre startup ait commandé dix chaises ergonomiques à un fournisseur, les ai payées, mais le jour de la livraison seules neuf chaises sont arrivées à votre bureau. Qui est à blâmer ?

Si vous et votre fournisseur n’êtes pas d’accord et que vous n’avez pas de bon de commande, qui représente un contrat légal, vous pouvez vous retrouver dans une situation délicate sur le plan juridique.
Sans trace papier, il peut parfois être difficile de prouver définitivement ce qui n’a pas fonctionné lors d’un achat.

Les bons de commande permettent de contourner cette ambiguïté en réunissant les deux parties dans un contrat légal et en servant de document juridique officiel. Une fois qu’un fournisseur reçoit et approuve un bon de commande, vous êtes tous deux légalement liés à la fin de l’accord.

(Remarque: il ne suffit pas de l’envoyer au fournisseur pour qu’il prenne effet. Le document ne devient juridiquement contraignant qu’une fois que le vendeur «reconnaît» celui-ci en le signant.)

2

Ils facilitent le suivi des commandes

Les bons de commande vous aident à mieux rendre compte de tous les biens et services que votre entreprise a commandés, à garder un œil sur la façon dont vous les payez et à suivre leur arrivée. De la même manière que les numéros de facture vous aident à gérer les factures, en attribuant un numéro pour vos bons de commande, vous pouvez facilement suivre les commandes que vous avez envoyées.

Du point de vue des opérations, vous pouvez suivre les commandes avec plus de confiance en sachant que votre fournisseur est contractuellement tenu de les livrer à une heure et une date spécifiques. D’un point de vue comptable, vous pouvez établir un budget en toute confiance en sachant que vous avez un prix d’achat contractuellement appliqué.

3

Ils vous aident à éviter les problèmes d’audit

S’il vous arrive d’être contrôlé fiscalement, vous serez satisfait d’avoir créé des bons de commande.
Pourquoi ? Les bons de commande éliminent beaucoup de stress dans le processus d’audit en fournissant aux contrôleurs une piste d’audit concluante et un moyen facile de recouper les factures et les bordereaux de marchandises.
Sans bons de commande, préparez-vous à un processus long et pénible de recherche de factures, de reçus et d’ e-mails avec les fournisseurs.

4

Ils facilitent la vie de vos fournisseurs

Si votre fournisseur est habitué à recevoir des bons de commande, vous recevrez votre commande plus rapidement si vous lui en faites parvenir un.
Avec toutes les informations en un seul endroit, le processus d’achat est simple – il n’y aura donc pas de va-et-vient et pas de mauvaise communication.

Comment fonctionnent les bons de commande ? Les étapes du processus des bons de commandes peuvent être un peu compliquées. Voici une transaction typique impliquant un bon de commande du point de vue d’un acheteur:

• 1- Tout d’abord, le service des achats de votre entreprise est informé par la direction qu’un achat doit être effectué. Certaines entreprises le font en émettant un formulaire de demande d’achat.
• 2- Si le service approuve la commande, il remplit un bon de commande détaillant exactement ce que l’achat contient.
• 3- Il est ensuite envoyé au fournisseur, qui décide s’il peut et veut exécuter la commande. Une fois qu’ils l’ont approuvé, celui-ci devient juridiquement valable.
• 4- L’acheteur envoie le paiement du prix convenu (ou le fait à une date ultérieure convenue, qui est spécifiée sur le bon de commande.)
• 5- Le vendeur livre la commande accompagnée d’une facture. Le service financier de l’acheteur compare ensuite cette facture au bon de commande pour s’assurer que les deux documents sont en accord.

Voici un exemple de formulaire de bon de commande

Votre bon de commande n’a pas à ressembler exactement à celui-ci. Mais il devrait inclure tous les éléments :
Les éléments inclus dans cet exemple sont :

• Numéro de bon de commande
• Date
• Nom du vendeur et adresse de facturation
• Nom et adresse de livraison de l’acheteur
• Informations de contact supplémentaires, telles que les numéros de téléphone et les adresses e-mail
• Date de livraison
• Mode de livraison
• Conditions d’expédition
• Nom de l’article
• Description de l’article et informations techniques
• Quantité d’article
• Coût unitaire de l’article
• Total ligne
• Les taxes
• Prix total
• Modalités de paiement

Les bons de commande sont standardisés dans toute l’entreprise et contiennent des informations sur: l’acheteur et le vendeur (noms, adresses), la commande elle-même (description du produit, spécifications techniques, prix, quantité) et les conditions de paiement (date d’échéance) et mode de paiement, par exemple virement bancaire, carte de crédit).
De nos jours, la plupart des entreprises utilisent un système de gestion électronique, généralement géré avec un logiciel de comptabilité.
Si votre solution actuelle ne dispose pas de cette option, Sourcing Force dispose d’un excellent modèle de bon de commande.

Quand n’ai-je pas besoin de bons de commande ?

Faire des transactions d’achat importantes sans bons de commande est généralement une mauvaise idée. Mais il y a quelques exceptions à la règle.
Certains achats réguliers et récurrents liés aux activités quotidiennes d’une entreprise – y compris les paiements de chauffage, d’électricité et de gaz, les abonnements mensuels aux services, les adhésions, etc. – sont généralement facturés mensuellement et ne nécessitent pas de bons de commande.
Tous les remboursements de dépenses internes – pour les voyages, le matériel éducatif, les fournitures, les divertissements, etc. – sont suivis à l’aide de leur propre formulaire, généralement appelé “remboursement de notes de frais”.

Vous devez connaître le coût total d’un achat à l’avance pour remplir un bon de commande.
Cela signifie que les achats dont le coût total futur est inconnu – les frais de publicité et les frais juridiques, par exemple – ne peuvent pas être achetés à l’aide d’un bon de commande (une simple facture fera l’affaire.)
Dans un souci d’efficacité et de simplicité, les entreprises fixent également souvent un seuil de coût inférieur pour l’émission de celui-ci.
Par exemple, votre entreprise peut décider qu’il est plus efficace si toutes les commandes inférieures à 500€ n’en utilisent pas.

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