Un projet d’externalisation des achats ça s’anticipe

Un projet d’externalisation des achats de classe C dure au minimum trois mois et peut aller jusqu’à plus de huit mois.

Par ailleurs, compte tenu de leurs périmètres, enjeux et risques, de nombreux prérequis doivent être anticipés.

Il convient donc à la fois de sécuriser la cible et sa trajectoire sans pour autant perdre en réactivité :
– ne pas sous-estimer les travaux préparatoires à la mise en œuvre ;
– disposer du dispositif de pilotage permettant d’accélérer les délais de mise en œuvre de la transformation.

“Plus vous laissez de temps à un travail pour se réaliser, et plus il a tendance à prendre ce temps qui s’allonge pour se réaliser”

Cryril Northcote Parkinson

3 à 8 mois de pilotage, c’est le fruit du succès pour un projet d’externalisation des achats

Certains délais sont inhérents au projet et donc incompressibles. Dans le cas d’un projet d’externalisation des achats, entre la prise de décision, la rédaction d’un appel d’offres et la sélection d’un prestataire potentiel, il faut au minimum quatre mois. Ensuite une phase de due diligence permet la rédaction du contrat et la négociation des termes financiers détaillés après la signature d’un accord de confidentialité.

Puis la sélection des prestataires pour accompagner cette phase de due diligence (conseil, avocat spécialisés,…).

En fonction de sa complexité (un ou plusieurs sites, un ou plusieurs pays, un périmètre précis ou à délimiter), cette phase peut durer jusqu’à plus de six mois.

Enfin, la mise en place de la nouvelle organisation prend également plusieurs mois avant que les services attendus soient perceptibles par les utilisateurs.

L’adaptation de l’organisation aux nouveaux modes de fonctionnement est également un élément à anticiper .

En effet, il faut prévoir une présentation du nouveau mode de fonctionnement et un accompagnement au cours des premiers mois afin de donner toutes ses chances à la nouvelle organisation des approvisionnements de classe C.

Accélérer le cycle de transformation

Un mode d’urgence permettant de répondre à des demandes imprévues justifiées en dehors du cadre contractuel prévu est également souhaitable.

C’est aussi à ce prix que les métiers comprendront le coût de leurs demandes urgentes et en viendront à les prioriser, voire à les filtrer naturellement.

La capacité de l’organisation à accélérer le cycle de la transformation à travers la gestion des projets d’externalisation des achats est un élément clé de pérennité.

L’entreprise doit prouver sa capacité à reproduire avec succès ce type de projet pour être plus réactive, adaptable face aux enjeux internes et externes.

C’est en professionnalisant, pour anticiper la transformation de façon proactive, que l’entreprise pourra gérer celle-ci dans la durée de façon sécurisée.

En conclusion, l’externalisation des achats de classes C est un véritable projet d’entreprise.

Le projet étant transversal, toute l’organisation doit donc à ce titre être piloté.

C’est surtout une réflexion globale sur le modèle organisationnel, avec des impacts forts sur la culture d’entreprise, la gestion des carrières et le mode de management.

C’est la confirmation du passage pour les entreprises d’un modèle multi-pays à un modèle totalement global dans le cadre d’une stratégie croissante de développement à l’international.

Il ne s’agit plus de gérer ce type d’approche comme un projet ponctuel, mais de l’intégrer dans la stratégie même de l’entreprise.

L’entreprise se doit d’adapter son organisation pour faire de l’externalisation des achats un véritable processus métier, facteur de compétitivité, de différenciation et d’agilité. C’est donc une nouvelle approche de la transformation qui doit être anticipée et mise en œuvre.